5 sposobów, jak efektywnie zarządzać czasem
Jeśli pracujesz zdalnie, to możesz mieć problem – problem z odpowiednim zarządzaniem czasem, czy też z utrzymywaniem motywacji do pracy na wystarczająco wysokim poziomie. Sprawdź, co zrobić, aby lepiej wykorzystywać czas.
Jedna zasada jest ważniejsza niż inne – jeśli chcesz naprawdę dobrze zarządzać swoim czasem, nie wystarczy, że przeczytasz ten tekst. Poniższe wskazówki musisz jeszcze NAPRAWDĘ zastosować. Tylko dzięki konsekwentnemu trzymaniu się ich przez kilka tygodni, utrwalisz zmiany na tyle, że „wejdą Ci w krew”.
- Ustal czas pracy i przestrzegaj go
Jeśli ktoś musi codziennie o ósmej rano stawiać się w biurze, nie ma tego problemu. Jednak freelancerzy oraz osoby pracujące zdalnie teoretycznie mogą dowolnie ustalać sobie godziny pracy i wypoczynku. Uważaj! To pułapka! Ten, kto w nią wpadnie, od rana do wieczora siedzi przed komputerem, wykonując w tym czasie najróżniejsze czynności – nie zawsze związane z pracą. W efekcie brakuje mu czasu na prawdziwy wypoczynek, a sama praca bywa wykonywana byle jak. Ratunkiem może być wprowadzenie pewnej rutyny. Ustal np., że w godzinach 9-16 zajmujesz się tylko i wyłącznie pracą, ale po tym czasie wyłączasz komputer lub korzystasz już z niego wyłącznie w celach rozrywkowych. Jeśli żelazna rutyna Ci nie odpowiada, w różne dni możesz ustalić inne godziny pracy, najważniejsze jednak, by zostały one z góry określone.
- Przygotuj plan dnia – pisemnie!
Podstawą dobrej organizacji czasu jest planowanie, ale plany, które mamy tylko w głowie, mogą się szybko rozpływać. Dlatego dobrze zrobisz, jeśli dzień pracy rozpoczniesz od przygotowania pisemnej listy zadań (w terminarzu lub komputerze) z przypisaniem najważniejszych czynności do poszczególnych godzin. Jeśli zauważysz, że masz tendencję do wyznaczania zbyt krótkiego czasu na zadania, spróbuj dodawać 10 lub 20% rezerwy do każdej czynności. Jeśli więc planujesz, że opracowanie raportu zajmie Ci trzy godziny, zarezerwuj nie 180, a przynajmniej 200 minut. Nie zapomnij także o zaplanowaniu przerw na posiłki lub rozprostowanie kości. Zobacz też nasz artykuł o narzędziach do pracy zdalnej. Z pewnością pomogą efektywniej zarządzać czasem.
- Ustal priorytety i pogrupuj zadania
Nie każdy plan będzie równie dobry. Nie wystarczy wypisać czynności w przypadkowej kolejności. Najlepiej pogrupować je w bloki organizujące zadania podobnego typu, przy czym jako pierwsze powinny być wykonywane sprawy najważniejsze, priorytetowe. Grupuj również czynności drobne, takie jak np. sprawdzanie maili i odpowiadanie na nie. Ale nie przesadzaj z ustawianiem obok siebie zbyt wielu podobnych zadań! Jeśli zaplanowałeś 3 bloki po 2,5 godziny, z czego dwa wymagają pracy przy komputerze, a trzeci załatwienia spraw w urzędzie, dobrym pomysłem będzie zaplanowanie wyjścia jako bloku drugiego. Dzięki temu unikniesz monotonii, która utrudnia koncentrację.
- Unikaj rozpraszaczy
Jeśli co chwilę dostajesz nowe maile i odpisujesz na nie, a pomiędzy poszczególnymi mailami zaglądasz jeszcze na Facebooka, nie dziw się, jeśli udaje Ci się wykonać tylko niewielką część planu. Aby nie marnować czasu, wyłącz przeglądarkę internetową i program pocztowy. Nie chodzi o to, abyś całkowicie odciął się od świata. Zaplanuj jednak 3-4 przerwy w ciągu dnia, w czasie których będziesz mógł zbiorczo popracować nad mailami lub sprawdzić, co wydarzyło się w mediach społecznościowych. Dzięki temu maile i internet nie będą kolidowały z Twoją pracą.
- Nagradzaj siebie za zrealizowanie planu
To bardzo ważna zasada, o której wiele osób zapomina. Najlepszym wzmocnieniem dla wyrabianych właśnie przyzwyczajeń są nagrody. Jeśli więc przygotujesz plan i uda Ci się zrealizować go w całości, nie traktuj tego jako sprawy mało istotnej. Doceń siebie! Ważne będzie już to, jeśli przez chwilę pozwolisz sobie poczuć dumę z tego, czego udało Ci się dokonać. Możesz też jednak sprawić sobie dodatkową przyjemność – kupić jakiś drobiazg, obejrzeć film, czy też odwiedzić dawno niewidzianą osobę. Ważne, aby było to coś, co sprawi Ci przyjemność i o czym będziesz potrafił pomyśleć jako o nagrodzie. Takie pozytywne wzmocnienie sprawi, że także następnego dnia łatwiej zrealizujesz kolejny plan.
Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).