Wirtualne biuro dla spółki z o.o i jednoosobowej działalności gospodarczej

Wirtualne biuro to skuteczny sposób na poprawę komfortu zarządzania firmą, zwiększenie prestiżu i wygenerowanie oszczędności. Czy spółka z o.o. może wynająć wirtualne biuro? Czy taka siedziba nie wzbudzi podejrzeń urzędników? Podpowiadamy.

W dzisiejszych czasach coraz więcej przedsiębiorców zarządza firmą na odległość. Członkowie zespołów wykonują obowiązki w domach, rozsianych w różnych częściach kraju, a nawet świata. Aby praca zdalna przyniosła oczekiwane korzyści i zapewniła optymalną efektywność, niezbędne są nowoczesne rozwiązania. Jednym z nich jest wirtualne biuro.

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to nowoczesna usługa, która przywędrowała do nas ze Stanów Zjednoczonych. Umożliwia ona pełen outsourcing obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. Wynajmując wirtualne biuro, otrzymasz adres, pod którym zarejestrujesz firmę. Adresy znajdują się z reguły w świetnych lokalizacjach – w centrach miast, w biurowcach klasy A. Takie miejsca już na starcie dodadzą Twojej firmie prestiżu, wzbudzając podziw i szacunek aktualnych oraz potencjalnych klientów.

W ramach wynajmu wirtualnego biura, będziesz mógł korzystać również z dodatkowych usług, które znacząco usprawnią zarządzanie firmą:

• obsługi recepcyjnej,
• obsługi dedykowanej linii telefonicznej,
• obsługi korespondencji i przesyłek kurierskich
• skanowania dokumentów.

Wiele firm wynajmujących wirtualne biura oferuje także obsługę księgową i prawną oraz możliwość wynajmu sal konferencyjnych i biurek dedykowanych w coworkingu. Dzięki takiej usłudze będziesz mógł korzystać z przywilejów tradycyjnego biura, bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów wynajmu.

Dla kogo wirtualne biuro?

Wirtualne biuro jest świetnym rozwiązaniem dla:

• artystów i przedstawicieli wolnych zawodów – grafików, tłumaczy, copywriterów,
• osób, które pracują zdalnie, z domu czy biura swojego klienta,
• początkujących przedsiębiorców, którzy chcą zaoszczędzić pieniądze,
• osób, chcą otworzyć oddział firmy w innym mieście, bez konieczności wynajmowania drogiej powierzchni,
• osób, które nie chcą rejestrować firmy we własnym mieszkaniu.

Z wynajmu wirtualnego biura mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki.

Wirtualne biuro a działalność gospodarcza

Od 30 kwietnia 2018 osoby, które rejestrują jednoosobową działalność gospodarczą mogą zadeklarować we wniosku CEIDG „brak stałego wykonywania działalności gospodarczej”. Udostępnienie przedsiębiorcom takiej możliwości jest odpowiedzią na zmieniające się realia i coraz większą popularność pracy zdalnej. Musisz wiedzieć jednak, że w przypadku braku stałego miejsca wykonywania działalności, do celów podatkowych urząd przyjmie Twój adres. Ten znajdzie się więc w dokumentach i Internecie.

Jeśli chcesz zachować prywatność… wynajmij wirtualne biuro w Warszawie.

Dzięki niemu:

• wyeliminujesz ryzyko niespodziewanej wizyty klienta, który znalazł adres Twojej firmy na stronie www,
• pozbędzie się problemów z nieterminowym odbiorem korespondencji,
• będziesz mógł korzystać z sali konferencyjnej i biurek do pracy,
• Twoja firma zyska prestiż i podziw kontrahentów (wszystko za sprawą świetnej lokalizacji).

Wirtualne biuro a spółka

Planujesz rejestrację spółki z o.o.? Nawet jeśli wykonujesz obowiązki zdalnie, nie będziesz mógł zadeklarować „braku stałego wykonywania działalności”. W przypadku takiej formy prawnej konieczne jest wskazanie siedziby (najczęściej jest to konkretna miejscowość lub wieś) i adresu spółki, zawierającego bardziej szczegółowe informacje, takie jak wskazanie konkretnej ulicy wraz z numerem lokalu. Czy wirtualny adres nie będzie przeszkodą w rejestracji firmy?

Kilka lat temu zdarzało się, że urzędnicy odmawiali nadania numeru NIP przedsiębiorcom prowadzącym działalność w wirtualnym biurze. Dlaczego? Jako przyczynę odmowy wskazywali brak numeru konkretnego lokalu i brak możliwości wykonywania pod wskazanym adresem funkcji zarządczych. Urzędników szybko zdyscyplinował jednak Naczelny Sąd Administracyjny. W uzasadnieniu jednego z wyroków wykazał poparcie dla działalności wirtualnych biur, twierdząc, że

żaden przepis prawa nie przyznaje organom podatkowym, w ramach postępowania o nadanie NIP, kompetencji do kontroli zdatności lokalu (nieruchomości) podanego jako siedziba podatnika do wykonywania w nim funkcji zarządczych czy prowadzenia w nim działalności gospodarczej. Dodał również, że w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).

Źródłem problemów przedsiębiorców bywała także rejestracja do podatku VAT. Od 1 stycznia 2017 przed dokonaniem wpisu do rejestracji urzędnicy skarbowi mają obowiązek weryfikacji danych zadeklarowanych przez przedsiębiorcę. W celu wyeliminowanie tzw. słupów często odwiedzają firmy pod wskazanym we wniosku adresem. Czy mogę odmówić wpisania do rejestru spółki z siedzibą w wirtualnym biurze? Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, naczelnik urzędu skarbowego może odmówić rejestracji firmy do podatku VAT, wyłącznie w sytuacji, jeśli zostanie spełniony co najmniej jeden z poniższych warunków:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podmiot ten nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.

Jeśli Twoja firma działa zgodnie z prawem, na formularzu umieściłeś prawdziwe dane i nie unikasz kontaktu z urzędem – nie występują przesłanki do odmowy rejestracji. Zdaniem ekspertów prowadzenie działalności w wirtualnym biurze nie może być więc jedynym powodem odmowy nadania numeru NIP czy odmowy wpisu do rejestru VAT.

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).