Wirtualne biuro a wirtualny adres – poznaj różnice

Pracujesz zdalnie, jesteś freelancerem lub dopiero przygodę z własnym biznesem? Jeśli zależy Ci na tym, aby zminimalizować koszty i pozyskać wsparcie w codziennym zarządzaniu firmą, możesz wynająć wirtualne biuro lub wirtualny adres. W artykule wyjaśnimy, jakie są różnice pomiędzy obiema usługami i którą z nich warto wybrać.

W dzisiejszych czasach wiele firm i freelancerów wykonuje usługi zdalnie i pracuje w biurach swoich klientów. Do takiego systemu przekonało się nie tylko wielu pracodawców, ale również… urzędnicy. Od 30 kwietnia 2018 roku osoby rejestrujące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zadeklarować we wniosku CEIDG „brak stałego wykonywania działalności gospodarczej”. Niestety, nawet jeśli dokonasz takiego wyboru, będziesz zobowiązany podać do publicznej informacji adres do doręczeń (a ten bywa najczęściej miejscem zamieszkania przedsiębiorcy). Braku stałego miejsca wykonywania działalności nie mogą niestety wskazać wspólnicy, rejestrujący spółkę z o.o. W przypadku takiej formy prawnej konieczne jest wskazanie adresu oraz siedziby. Jak pokazuje doświadczenie, zwłaszcza niewielkie spółki, których działalność nie wymaga wynajmu przestrzeni biurowej i magazynowej, są rejestrowane w mieszkaniach wspólnika czy członka zarządu. Niestety, taka decyzja niesie za sobą sporo niedogodności.

Niedogodności wynikające z rejestracji firmy we własnym mieszkaniu

Rejestrując firmę we własnym mieszkaniu:

• Twój adres zostanie upubliczniony. Znajdzie się nie tylko w Internecie (np. w bazie CEIDG, KRS i na Twojej stronie internetowej), ale również w dokumentach, na wizytówkach, materiałach promocyjnych. Dla osób, które cenią własną prywatność i pragną oddzielić życie prywatne od zawodowego, będzie to źródłem dużego dyskomfortu;
• musisz liczyć się z niezapowiedzianą wizytą kontrahenta, który będąc w okolicy, „chce poprosić o ofertę” czy „wreszcie uścisnąć dłoń klientowi, z którym tak owocnie współpracuj już od kilku dobrych miesięcy”;
• możesz mieć problem z terminowym odbiorem korespondencji z urzędu skarbowego czy ZUS-u. Jeśli zarejestrowałeś firmę we własnym mieszkaniu, cała firmowa korespondencja będzie trafiać do Twojej domowej skrzynki pocztowej. Jeśli pracujesz zdalnie lub tymczasowo przebywasz w innym mieście, awiza mogą zalegać w niej nawet przez kilka tygodni. Nieterminowy odbiór pism nadesłanych przez urzędy może mieć długofalowe i bardzo przykre konsekwencje.

Jeśli zależy Ci na tym, aby wyeliminować wszystkie niedogodności wynikające z rejestracji firmy we własnym M i nie narażać się na dodatkowe koszty wynikające z wynajmu tradycyjnego biura, wynajmij… wirtualne biuro lub wirtualny adres. Na czym polegają obie usługi i czym się od siebie różnią?

Wirtualne biuro a wirtualny adres

Wynajmując wirtualne biuro i wirtualny adres otrzymasz adres rejestrowy, pod którym zarejestrujesz firmę — zarówno działalność gospodarczą, jak i spółkę. To, co różni obie usługi to zakres dodatkowych świadczeń, które wraz z adresem otrzymasz w pakiecie. Aby lepiej zobrazować różnice, posłużymy się konkretnym przykładem. Będzie nim oferta firmy Gold Place.

Jeśli wynajmiesz od Gold Place wirtualny adres, otrzymasz adres do rejestracji firmy, w biurowcu klasy A, w centrum Warszawy oraz dodatkowe świadczenia:

• powiadomienia o poczcie przychodzącej w ciągu maksymalnie 24 h od odebrania,
• usługę skanowania poczty,
• usługę przesyłania odebranych listów na wskazany adres,
• bezpłatną pomoc w rejestracji firmy lub zmianie siedziby.

Jeśli zdecydujesz się na wynajem wirtualnego biura oprócz wskazanych wyżej usług, dostaniesz także:

• dedykowany numer telefonu stacjonarnego (z warszawskim numerem kierunkowym 0-22),
• usługę polegającą na odbieraniu przez pracownika wirtualnego biura do 100 połączeń miesięcznie i obsłudze klientów wg Twoich preferencji,
• możliwość korzystania z sali konferencyjnej wraz z cateringiem przez 1 h w miesiącu,
• 20% zniżki na wynajem sali konferencyjnej poza pakietem.

Wirtualne biuro czy wirtualny adres – co wybrać?

To, która usługa okaże się lepszym wyborem, zależy przede wszystkim od indywidualnych preferencji i specyfiki prowadzonej działalności.

• Jeśli chcesz korzystać z obsługi recepcyjnej i sali konferencyjnej oraz uwiarygodnić swoją firmę stacjonarnym numerem telefonu, Twoje oczekiwania świetnie spełni wirtualne biuro.
• Jeśli jednak pracujesz w wielu miastach, a nawet krajach i zależy Ci przede wszystkim na prestiżowym adresie i terminowym odbiorze korespondencji, wirtualny adres okaże się strzałem w dziesiątkę.

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).