Jak zarządzać zdalnymi pracownikami?
 

Jak zarządzać zdalnymi pracownikami?

środa, 28 Styczeń 2015 w kategorii Praca zdalna, Startup

W niewielkich, a zarazem nowoczesnych firmach praca zdalna bywa standardem. Taki system pracy, choć nie pozbawiony wad, pozwala firmie znacznie ograniczyć koszty. Dla menedżera przyzwyczajonego do pracy stacjonarnej, kierowanie wirtualnym zespołem może być jednak kłopotliwe.

Od razu na początku warto podkreślić, że zarządzanie zespołem rozproszonym (wirtualnym) to nie zawsze to samo, co zarządzanie pracownikami zdalnymi. Oczywiście każdy menedżer, który komunikuje się z pracownikami pracującymi na odległość, zarządza ich pracą, ale nie każda grupa pracowników będzie stanowiła zespół. O zespole będziemy mówili wtedy, gdy menedżer nie steruje „ręcznie” wszystkimi zadaniami, a pracownicy sami komunikują się także między sobą. Dlatego zespół wirtualny można uznać za wyższy stopień rozwoju organizacji w porównaniu z komunikacją ograniczoną do relacji typu menedżer-pracownik.

Przeczytaj też:

 

Aplikacje pomogą w pracy zdalnej

Mając świadomość tych różnic, przejdźmy do problemów, które mogą pojawić się, gdy mówimy o zarządzaniu pracą zdalną w jakiejkolwiek formie. Pierwsza grupa trudności jest czysto techniczna – dotyczy tego, jakie narzędzia stosować, by maksymalnie ułatwić poprawną oraz sprawną realizację zadań. Druga grupa wiąże się z zarządzaniem jako takim, a więc z komunikacją, motywowaniem, delegowaniem zadań i ich rozliczaniem.

Każda firma, która ma zdalnych pracowników, musi dobrać sobie takie narzędzia, które właśnie przy jej działalności sprawdzą się najlepiej. Programom wspomagającym pracę zdalną poświęciliśmy już oddzielny artykuł, tutaj więc wspomnimy jedynie, że firma powinna brać pod uwagę takie aplikacje, które spełniają trzy warunki: są łatwo dostępne dla wszystkich, niezawodne i proste w obsłudze.

Przy pracy zdalnej szczególności warto uwzględnić różnego rodzaju komunikatory, programy do zarządzania projektami oraz inne, które pomagają porządkować informacje, rozdzielać zadania oraz umożliwiają komunikację. Ciekawym rozwiązaniem jest np. Yammer – aplikacja społecznościowa, ale funkcjonująca wyłącznie w ramach jednej firmy i umożliwiająca wymianę informacji między pracownikami.

Delegowanie i rozliczanie zadań

Nie wszystkie jednak trudności komunikacyjne da się przezwyciężyć za pomocą techniki. Żadne narzędzie nie zastąpi umiejętności interpersonalnych menedżera. To do jego zadań należy precyzyjne i zrozumiałe dla pracowników formułowanie poleceń, czy też wyjaśnianie, w jaki sposób dane zadanie należy zrealizować, by zostało „zaliczone” jako wykonane poprawnie.

Ważne, aby komunikacja z każdym pracownikiem była stosunkowo częsta i regularna, a także, by pracownicy czy to e-mailem, czy to odhaczając wykonane zadania w aplikacji, raportowali o tym, co robią. Komunikacja z pracownikami pracującymi zdalnie powinna być przewidywalna oraz treściwa (a więc np. maile powinny być krótkie, konkretne i na temat). Pracownik musi mieć też jasność co do tego, w jaki sposób jego praca będzie rozliczana.

Trudnością przy pracy na odległość jest także motywowanie pracowników. Tutaj poza benefitami finansowymi, warto wziąć pod uwagę również najprostszy, a jednak skuteczny sposób motywowania, jakim jest udzielanie pracownikowi uczciwej informacji zwrotnej. Pochwała od szefa może zdziałać cuda, ale pod warunkiem, że jest zasłużona.

Aby praca menedżera nie została całkowicie zdezorganizowana przez ciągłe komunikaty bądź telefony od pracowników, należy ustalić dla jakich spraw, jaka forma komunikacji będzie najlepsza i w jakich godzinach można np. dzwonić do przełożonego w sprawach, które nie są pilne.

Warto czasem się spotkać

Uniknięcie lub zminimalizowanie nieporozumień będzie łatwiejsze, jeśli w ustalonych odstępach czasu organizowane będą spotkania twarzą w twarz. Mogą być to spotkania raz w miesiącu lub raz na kwartał, powinny mieć one jednak ustaloną formułę i z góry ustalony czas trwania.

Jeśli firma nie dysponuje własnym lokalem na spotkania, co jest dość naturalne, gdy organizacja funkcjonuje w sposób rozproszony, na spotkanie można wynająć odpowiednią salę konferencyjną lub niewielką salę spotkań np. w centrum coworkingowym. W tym samym miejscu firma może korzystać także z usługi takiej jak wirtualne biuro, co będzie stanowiło kolejne udogodnienia, gdy przedsiębiorstwo funkcjonuje w sposób zdalny.

Co Waszym zdaniem jest najtrudniejsze w zarządzaniu pracownikami na odległość i jak można taką współpracę ułatwić?

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (1 votes, average: 4,00 out of 5)

Sprawdź co możemy dla Ciebie zrobić