Aplikacje usprawniające współpracę zdalną
Bezpośrednią obecność pracowników w biurze i żywe dyskusje nad prowadzonymi projektami w dużym stopniu można zastąpić, wykorzystując aplikacje usprawniające pracę.
Obecnie dostępnych jest coraz więcej aplikacji, które stworzono specjalnie z myślą o współpracy zdalnej. Z większości z nich można korzystać także w wariantach bezpłatnych, dzięki czemu możemy je przetestować, nie ponosząc przy tym żadnych kosztów.
Pamiętajmy jednak, aby wybierając oprogramowanie, które ma być stosowane codziennie przez wszystkich członków wirtualnego zespołu, faktycznie ułatwić im pracę.
Przeczytaj też:
- Jak zarządzać zdalnymi pracownikami?
- Praca zdalna – jak rozwiać wątpliwości
- Jak zatrudniać pracowników zdalnie?
Aby było to możliwe, każda aplikacja powinna być:
- prosta – a więc intuicyjna, niewymagająca wielogodzinnego szkolenia i nie spowalniająca pracy nad danym projektem;
- łatwo dostępna – czyli dostępna zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej, by współpracownicy mogli z niej korzystać w każdych warunkach;
- niezawodna – by pracy nie dezorganizowały np. przerwy w dostępności on-line lub awarie.
Przykłady aplikacji mogących ułatwić współpracę zdalną:
- Slack – w programie tworzymy wątki tematyczne, a w każdym wątku współpracownicy rozmawiają ze sobą jak na czacie, mogą też przesyłać sobie linki i pliki. Dzięki temu aplikacja może zastąpić e-mail. Zamiast wysyłać setki maili, możemy błyskawicznie odpowiadać na poszczególne wątki.
- System CRM, np. Firmao, miniCRM – aplikacje do zarządzania relacjami z klientami, w których zadania można przypisywać poszczególnym pracownikom. Dzięki temu w jednym programie możemy sprawdzić m.in., które zadania zostały wykonane i przez kogo, które są realizowane w terminie, a które mają opóźnienia.
- Trello – wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami. Strona główna systemu składa się z tablic, do których członkowie zespołu mogą przypinać różne informacje (teksty, obrazy, załączniki). Dzięki temu można wspólnie (i kreatywnie) pracować nad rozmaitymi sprawami, podsuwając sobie wzajemnie przeróżne pomysły i inspiracje.
- Toggl – narzędzie umożliwiające mierzenie czasu pracy (także pracownika zdalnego). Dzięki niemu zyskujemy wiedzę nie tylko na temat tego, ile czasu w ciągu dnia, tygodnia czy miesiąca pracownik przeznaczył na pracę, ale sprawdzimy również, ile czasu zajęła mu realizacja konkretnych projektów lub praca dla danego klienta. Na tej podstawie możemy też porównać np. efektywność dwóch pracowników przy wykonywaniu podobnych projektów.
- Jeśli regularne spotkania z pracownikami „w realu” nie są możliwe, warto pomyśleć, w jaki sposób je zastąpić, by ułatwić wymianę pomysłów oraz bardziej realistyczny kontakt. Dobrym rozwiązaniem mogą być rozmowy video z wykorzystaniem Skype’a lub Google Hangouts. Skype umożliwia równoczesne połączenie z dziesięcioma osobami, a Hangouts – z dziewięcioma. Być może warto z góry ustalić, że tego typu spotkania będą organizowane zawsze w tym samym czasie – np. konkretnego dnia tygodnia, zawsze o tej samej godzinie.
Korzystając z odpowiednich narzędzi możemy sprawić, że współpraca zdalna będzie równie efektywna jak praca w biurze, przy jednoczesnym zachowaniu korzyści płynących z telepracy.