Praca zdalna – spotkania w realu
Nowoczesna firma, która zatrudnia kilku pracowników biurowych, może opierać swoją pracę na siłach zespołu pracującego zdalnie. Nie oznacza to jednak, że spotkania nigdy nie będą wskazane.
Nowoczesna organizacja stara się jak najefektywniej zorganizować swoją pracę, stąd pomysł na łączenie pracy zdalnej ze spotkaniami w biurze. Jeśli na co dzień pracownicy mogą pracować w domach, nie będą tracili czasu na dojazdy, a firma nie musi płacić za obsługę powierzchni, która byłaby zajmowana przez pracowników. Dla obydwu stron oznacza to więc obniżenie kosztów i większy komfort. Są jednak takie sytuacje, kiedy trudno obyć się bez spotkania.
Sprawdź pracownika w akcji
Pierwszą taką okazją będzie rekrutacja. Nawet, jeśli późniejsza praca ma się odbywać na odległość, wcześniej najlepiej spotkać się z kandydatami na żywo, sprawdzić ich przygotowanie oraz motywację do podjęcia pracy. Podczas osobistej rozmowy można także porozmawiać o tym, jak kandydat wyobraża sobie pracę zdalną i czy posiada odpowiednie warunki do pracy w domu.
W każdej firmie obowiązują nieco inne procedury obsługiwania klientów oraz świadczenia usług. Osoba, która dopiero staje się pracownikiem firmy, potrzebuje czasu, aby je poznać i przećwiczyć. W efekcie właśnie okres przyuczania bywa najtrudniejszym czasem w kontaktach między przełożonym a pracownikiem, bo łatwo na tym etapie o nieporozumienia, czy też utratę cierpliwości po obydwu stronach.
Z pewnością nauka nowych obowiązków będzie łatwiejsza, jeśli pracodawca na bieżąco będzie mógł korygować błędy nowego pracownika i od razu wyjaśniać, co i jak należy wykonać. Przyuczanie na odległość może być nie tylko frustrujące, ale też szybko może doprowadzić do zakończenia współpracy.
Zebrania kontrolowane
Gdy pracownik zostanie już zatrudniony i opanuje podstawy swoich obowiązków, można zaryzykować przejście na współpracę zdalną. Ale to także nie oznacza, że od tej pory przełożony i pracownik nie muszą się już więcej spotykać. Jeśli zdalnie pracuje kilka osób, warto dać im możliwość wzajemnego poznania się, szczególnie jeśli poszczególne osoby będą się kontaktowały ze sobą przez maila czy telefon.
Kolejne ważne powody do spotkań to momenty rozpoczynania nowych, ważnych bądź rozbudowanych projektów oraz wprowadzanie w firmie poważnych zmian. W każdej takiej sytuacji wskazane jest spotkanie i omówienie z pracownikami pojawiających się wątpliwości, tak aby dalsza współpraca nie przysporzyła problemów. Podczas takiego spotkania mogą też wyjść na jaw problemy, których pracodawca nie przewidział, a które warto wcześniej rozwiązać.
Aby takie spotkanie było maksymalnie efektywnie, powinno przebiegać według uzgodnionego wcześniej planu i być zgodne z ustalonymi widełkami czasowymi.
Wszystko w jednym miejscu
Takiemu rozwiązaniu doskonale sprzyja organizacja spotkań w salach konferencyjnych wynajmowanych na godziny. Po pierwsze, wynajęcie sali na ustalony czas dyscyplinuje uczestników spotkania do optymalnego wykorzystania zebrania i nie tracenia czasu na sprawy mało istotne. Po drugie, sale takie są zazwyczaj wyposażone w tablicę, rzutnik czy inne potrzebne elementy wyposażenia, dzięki czemu wszystko co niezbędne do sprawnego przeprowadzenia spotkania, znajduje się od razu na miejscu. Organizator nie musi martwić się o szczegóły.
Jeszcze bardziej kompleksowym rozwiązaniem jest wynajmowanie w tym samym miejscu sal na godziny oraz wirtualnego biura. Dzięki temu firma może zostać zarejestrowana w tym samym miejscu, w którym organizuje spotkania z pracownikami i kontrahentami. W tym samym lokalu można czasem zlecić także usługę wirtualnego biura, a więc uzyskać np. obsługę połączeń telefonicznych i korespondencji bez zatrudniania do tego celu własnej sekretarki.
Wszystkie te sprytne rozwiązania pozwalają uczynić firmę bardziej nowoczesną i elastyczną bez wysokich kosztów.
A jakie są Wasze sprawdzone sposoby na usprawnienie funkcjonowania firmy?