Praca na odległość daje pracownikom większą swobodę i elastyczność, ale wiąże się też ze specyficznymi trudnościami. Jeśli zarządzasz rozproszonym zespołem, musisz szukać nowych sposobów na dobrą komunikację i kontrolowanie efektów pracy.

Współpraca zdalna nie jest ani łatwiejsza, ani trudniejsza od wspólnego realizowania projektów w biurze – nie oznacza to jednak, że jest taka sama.

Z jednej strony pracownicy zyskują większą swobodę, z drugiej jednak, współpraca na odległość może utrudniać komunikację i sprzyjać nieporozumieniom. Na szczęście, współpracę wirtualną można sobie ułatwić.

Ustal jasne zasady współpracy

Pracownik, który dopiero zaczyna karierę w danej firmie, bardzo często nie zna jeszcze wszystkich obowiązujących w niej zasad. Przy tradycyjnej organizacji to nie problem – w pierwszych dniach pracy nowy pracownik zazwyczaj może liczyć na wsparcie współpracowników i przełożonego.

W przypadku pracy na odległość, sprawa robi się bardziej skomplikowana, ponieważ zdalny pracownik może nie czuć się komfortowo, co chwilę dzwoniąc lub wysyłając maile z kolejnymi pytaniami do swojego przełożonego. W efekcie, zamiast dopytywać, może poprzestać na własnych domysłach, a te mogą okazać się niezgodne z oczekiwaniami pracodawcy. Aby uniknąć ewentualnych nieporozumień, należy przyłożyć dużą wagę do informacji udzielanych pracownikowi jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

Mówiąc o swoich oczekiwaniach, pracodawca powinien wyjaśnić m.in.:

• czy pracownik powinien przeznaczać na swoją pracę konkretną ilość czasu (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie),
• czy powinien być dostępny przy komputerze w określonych godzinach,
• czy oczekiwana jest od niego współpraca z innymi osobami,
• czy będzie dodatkowo wynagradzany za zadania, które nie znalazły się na liście jego obowiązków,
• jak często i w jaki sposób powinien raportować o wykonanych zadaniach i efektach pracy,
• w jakim czasie powinien odpowiadać na pytanie otrzymane np. e-mailem,
• jaki sposób komunikacji jest najbardziej preferowany w firmie (np. e-mail, telefon, komunikator, system CRM).

Zorganizuj pracę wirtualnego zespołu

Gdy zasady zostaną dokładnie omówione, a wątpliwości wyjaśnione, możemy przystąpić do właściwej współpracy. Charakterystyczną cechą współpracy zdalnej jest jej podwójna specyfika – nawet jeśli zespół osiąga wyznaczone cele wspólne, poszczególne podzadania muszą być wykonywane samodzielnie.

Aby praca współpracowników była jak najbardziej efektywna, menedżer może ich zachęcać do korzystania z różnych indywidualnych zasad usprawniających organizację pracy, takich jak np. technika Pomodoro.

Nie możemy jednak zapominać o tym, że podstawowym celem jest wspólne osiąganie założonych efektów. Dlatego menedżer zespołu wirtualnego powinien być przede wszystkim sprawnym koordynatorem zadań składających się na poszczególne projekty. Realizacja projektów właściwie zawsze wymagać będzie wykorzystywania odpowiedniego oprogramowania, do którego logować będą się wszyscy członkowie zespołu (o wybranych aplikacjach piszemy tutaj).

Przykład. Pracownik po zalogowaniu się do systemu widzi listę projektów, do których może się przyłączyć. Akceptuje jeden z nich, a następnie wykonuje podzadania związane z jego zakresem obowiązków. Po wykonaniu każdego podzadania potwierdza wykonaną pracę, dzięki czemu dla menedżera oraz reszty zespołu jest jasne, jaka część projektu została wykonana. Inni współpracownicy mogą dołączyć do projektu, realizując inne podzadania. Jeśli rodzaj pracy pozwala na obserwowanie jej efektów w systemie (np. programowanie, pisanie tekstów), wówczas poszczególne etapy mogą być oceniane i korygowane na bieżąco przez uprawnione osoby. Każdy projekt powinien przejść przez punkty kontrolne, sprawdzające, czy powstający „produkt” jest zgodny z wymaganiami klienta. Gdy jakiś element pracy nie jest zgodny z wytycznymi, menedżer lub inny współpracownik od razu informuje o tym wykonawcę – np. poprzez wewnętrzny czat, Skype lub rozmowę video.

Zachęcaj do spotkań „w realu”

Większość specjalistów zajmujących się tematyką pracy zdalnej podkreśla, że aby współpraca w ramach zespołu rozproszonego długotrwale przynosiła dobre efekty, wskazane jest organizowanie choćby sporadycznych spotkań „twarzą w twarz”.

Nieformalne interakcje (te możliwe są na odległość), ale w szczególności spotkania, pozwalają współpracownikom poznać się i zintegrować. A tylko wtedy, gdy współpracownicy będą się nawzajem znali, lubili i rozumieli, słowo „zespół” może nabrać nie wirtualnego, a realnego znaczenia.