Jak zorganizować pracę w domu?

Efektywna praca w domu wymaga często większej dyscypliny niż praca w biurze. W domu może być Ci trudniej skoncentrować się i oddzielić sprawy zawodowe od prywatnych. Dlatego już teraz zapoznaj się z zasadami, dzięki którym lepiej zorganizujesz swoją pracę.

Dobre wykorzystanie czasu spędzanego w domowym biurze będzie możliwe pod dwoma warunkami. Po pierwsze, postaraj się nie mieszać spraw prywatnych i zawodowych. Po drugie, zawsze planuj swój dzień pracy. Jeśli tworzenie planu dnia stanie się Twoim nawykiem, z pracą uporasz się szybciej i sprawniej.

Sporządź listę zadań

Dzień pracy możesz rozpocząć od spisania listy zadań do wykonania. Dzięki niej unikniesz spontanicznego podejmowania innych czynności, o co szczególnie łatwo, gdy pracujesz w domu.

Jeśli wolisz, zadania możesz spisać także wieczorem, z myślą o dniu kolejnym. Przygotowując listę, podsumujesz dzień dzisiejszy, a sprawy, których nie udało się wykonać, przepiszesz na następny. Tak czy inaczej, lista pomoże Ci skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne.

Priorytet może być tylko jeden

Planując dzień, wyznacz jedno, najważniejsze zadanie na dany dzień i oznacz jej jako priorytet. Możesz zaplanować je jako pierwsze, ale jeśli wolisz, wcześniej możesz ustalić jakąś prostą czynność, która wprowadzi Cię w rytm dnia. Ważne, abyś miał pewność, że priorytetową sprawę na pewno doprowadzisz tego dnia do końca.

Porzuć wielozadaniowość

Jeśli masz wiele ważnych praw, nie próbuj zrealizować ich wszystkich jednocześnie, przeskakując z jednego zadania na drugie, na żadnym dobrze się nie koncentrując. Skup się kolejno na najważniejszych zadaniach. I postaraj się w jednym czasie zajmować tylko jedną rzeczą. Lepiej doprowadzić tylko część najważniejszych zadań do końca niż zawalić wszystkie, przeskakując od jednego do drugiego.

Nie pozwól się wybić z rytmu

Co jednak robić w sytuacji, gdy chcemy pracować, ale ktoś lub coś wybija nas z rytmu? W domu ten problem jest szczególnie istotny, ponieważ jesteśmy bardziej skłonni do odbierania telefonów prywatnych i odpisywania na maile dotyczące prywatnych spraw. Problem nie jest wcale błahy. Z badań kalifornijskich uczonych wynika, że gdy coś oderwie nas od wykonywania ważnego zadania, ponowny powrót do efektywności zajmie nam średnio 23 minuty.

Aby uniknąć takich sytuacji, ustal w planie dnia oddzielne strefy czasowe także na zbiorcze wykonanie ważnych telefonów oraz na odpisywanie na maile. Gdy zaczynasz wykonywać zadanie wymagające skupienia, wyłącz program pocztowy, a najlepiej także wycisz telefon. Tymi sprawami zajmiesz się później.

Jeśli mimo wszystko odbierzesz telefon, który zadzwonił w nieodpowiednim momencie, poproś rozmówcę, by zadzwonił w określonym przez Ciebie czasie lub obiecaj, że oddzwonisz, gdy tylko skończysz aktualnie wykonywaną pracę.

Zadbaj o bufory czasowe

Zazwyczaj zakładamy, że dana praca zajmie nam mniej czasu niż w rzeczywistości. Dlatego podczas planowania, dodawaj do każdego zadania ok. 10-20% buforu czasowego. Uwzględnij także czas na przerwy, szczególnie na posiłki. Dzięki temu łatwiej opanujesz pokusę częstego wyskakiwania do kuchni na „małe co nieco”, a przy okazji zadbasz o zdrowsze, bardziej regularne odżywianie.

Lepiej pracować w dzień

Być może w dzień pochłaniają Cię obowiązki domowe, a pracą wolisz zajmować się np. późnym wieczorem lub w nocy? Jako freelancer możesz pracować jak i kiedy Ci wygodnie, ale weź pod uwagę, że większość ludzi najbardziej efektywnie pracuje w dzień – tzn. może zrobić więcej, w krótszym czasie i popełniając przy tym mniej błędów.

Czas pracy, czas relaksu

Dobrze jeśli pracę wykonujesz w blokach (po kilka zadań w jednym bloku), tak aby nie odrywać się zbyt często od wykonywanych zadań. Jeśli jednak zechcesz, pomiędzy grupami zadań możesz zaplanować dłuższą przerwę, np. na rower lub na zakupy – w końcu bycie freelancerem daje pewne przywileje i warto z nich korzystać!

Jak więc widzisz, dobra organizacja pracy w domowym biurze nie jest szczególnie skomplikowana, wymaga jednak wyrobienia w sobie pewnych nawyków, a później konsekwentnego trzymania się wprowadzonych zasad. Z czasem będziesz to robić automatycznie, dzięki czemu Twoja praca będzie szła jak po maśle.

Sprawdź także, jak przygotować swoje domowe biuro oraz 5 zasad sprawnej organizacji pracy w domu