5S – sprawna organizacja pracy w domowym biurze

5S to metoda organizacji pracy, dzięki której japońskie przedsiębiorstwa zaczęły odnosić międzynarodowe sukcesy. Jednak techniki, które pozwoliły Japończykom podjąć skuteczną konkurencję z Amerykanami są tak uniwersalne, że może je zastosować nawet mikro-przedsiębiorca lub freelancer.

Metoda 5S jest częścią szerszego systemu, który w świecie zachodnim rozpowszechniony został pod szyldami Lean Management (z naciskiem na obniżanie kosztów) oraz Kaizen (tu akcent stawia się na ciągłe samodoskonalenie). Kluczowe aspekty obydwu pojęć są jednak podobne, a ich istotę stanowi takie organizowanie działalności przedsiębiorstwa, aby eliminować wszystko to, co przeszkadza  w sprawnym działaniu oraz rozwijać to, co sprzyja efektywności.

Zamiast gromadzić, wyrzucaj 

• 1S – Seiri, czyli selekcja. To punkt, od którego wszystko się zaczyna, a polega on na usunięciu z biurka i jego otoczenia wszystkich tych przedmiotów, które nie są Ci potrzebne. Wszystkich, tzn. zarówno urządzeń, z których nie korzystasz, jak również takich drobiazgów jak powyginane spinacze, niepiszące długopisy lub niepotrzebne już notatki.

Powód jest prosty – jeśli będziesz czegoś szukał, znajdziesz to szybciej w niewielkiej grupie najpotrzebniejszych przedmiotów niż odsiewając te potrzebne od zbędnych. Poza tym, jeśli usuniesz rzeczy niepotrzebne, możesz zyskać wokół siebie sporo miejsca, a w ten sposób poprawisz ergonomię miejsca pracy.

Tę samą zasadę zastosuj również do pracy na komputerze. Regularnie sprawdzaj czy na pewno używasz skrótów wszystkich programów umieszczonych na pulpicie, oczyszczaj wirtualny kosz, czyść przeglądarkę internetową, kasuj niepotrzebne pliki i foldery. Dzięki temu nie tylko szybciej znajdziesz to, czego potrzebujesz, ale też sprawisz, że i sam komputer będzie pracował szybciej.

Niech wszystko będzie na swoim miejscu

• 2S – Seiton, czyli systematyka. Pod tym pojęciem kryje się wyznaczanie miejsca dla wszystkich przedmiotów, które są Ci potrzebne w pracy.

Kiedy już usuniesz wszystkie śmieci i odzyskasz miejsce na biurku ustal, jakich narzędzi używasz w swojej pracy codziennie. Narzędziami mogą być w tym przypadku choćby długopisy i inne artykuły biurowe, ale też urządzenia takie jak komputer, telefon, skaner i drukarka. Spróbuj ustawić je w taki sposób, by wszystkie one znajdowały się pod ręką. Jeśli nie wszystko możesz mieć blisko siebie, kieruj się zasadą, zgodnie z którą im częściej z czegoś korzystasz, tym łatwiejszy powinieneś mieć do tego dostęp.

Aby ustalony porządek mógł panować w miejscu pracy przez długi czas, metoda 5S zaleca oznaczenie miejsca na konkretne narzędzia. Można w tym celu zastosować np. podkładkę z obrysowanymi konturami przedmiotów lub zastosować wypukłą formę (niczym na sztućce w kuchni). Celem jest to, aby przyzwyczaić się, by dany przedmiot (np. długopis) zawsze był odkładany w to samo miejsce. Wówczas, sięgając po niego, nie będziesz musiał zastanawiać się, gdzie tym razem go odłożyłeś.

W komputerze natomiast ustal taką strukturę katalogów i podkatalogów, aby wszystko było proste i logiczne. Skróty  do najczęściej używanych programów (ale tylko do nich!) ustaw na pulpicie lub w pasku zadań.

Regularnie sprzątaj

• 3S – Seiso, czyli sprzątanie. Można powiedzieć, że o ile Seiri odnosiło się do dużych porządków, o tyle Seiso w większym stopniu koncentruje się na zadaniach mniejszego kalibru, ale za to wykonywanych częściej.

Pod hasłem „sprzątanie” rozumieć możemy zarówno tak dosłowne czynności, jak przecieranie biurka wilgotną szmatką, by pracować w czysty, higienicznym miejscu, jak również dbałość o to, by nie ugrząźć w stercie papierów, co spowalniałoby pracę.

Seiso odnosi się więc pośrednio również do odkładania dokumentów w wyznaczone dla nich miejsca (np. do odpowiednio oznaczonych segregatorów), a także do archiwizowania plików w komputerze oraz do porządkowania maili w programie pocztowym.

Upraszczaj swoją pracę

• 4S – Seiketsu oznacza standaryzację wszystkich rozwiązań, wypracowanych w trzech powyższych krokach. Twórcom tego pojęcia chodziło przede wszystkim o wyrabianie nawyków związanych z utrzymaniem porządku, jednak w pracy biurowej chodzi o coś więcej.

Standaryzacja to również takie planowanie swojej pracy, aby wszystko wykonywać najkrótszą drogą. I nie dotyczy to jedynie tego, by drukarkę można było włączyć jednym ruchem bez wstawania z fotela, ale też by ustalić najkrótsze i najskuteczniejsze metody wykonywania swojej pracy, w tym także świadczenia usług.

Pracując na komputerze, działanie w zgodzie z Seiketsu oznaczać może np. stosowanie gotowych skryptów odpowiedzi, gdy odpowiadamy na powtarzające się pytania klientów lub też maksymalne zautomatyzowanie procesów w sklepie internetowym, tak aby jak najmniej czynności trzeba było wykonywać ręcznie.

Dbaj o swój rozwój

• 5S to skrót od Shitsuke – samodoskonalenia, które służyć powinno poprawie efektywności. Każdego dnia staraj się być coraz lepszy w swojej pracy. Nieustannie myśl o tym, czy tego, co robisz, nie dałoby się usprawnić jeszcze bardziej, oszczędzając przy tym Twój czas i energię. Do tego punktu włączyć też można udział w warsztatach, szkoleniach oraz inne sposoby poszerzania wiedzy w dziedzinie, którą się zajmujesz.

Myślisz, że 5s sprowadza się do czegoś prostego, może nawet oczywistego? Rozejrzyj się więc teraz wokół siebie. Spójrz na biurko, na idealnie ułożone i posegregowane dokumenty, na leżące w odpowiednich przegródkach przybory biurowe, upewnij się też, że wszystko, z czego korzystasz, faktycznie masz pod ręką. Jeśli tak właśnie jest, być może nic więcej nie musisz zmieniać. Jeśli jednak trochę do takiego ideału brakuje, zastosuj metodę 5s i przekonaj się, jak wpłynie ona na Twoją efektywność.