Ustal priorytety z Matrycą Eisenhowera
Macierz czy też Matryca Eisenhowera to prosta i uniwersalna metoda, która może pomóc w efektywnej organizacji pracy. Z powodzeniem może z niej korzystać freelancer, przedsiębiorca, czy też pracownik, o ile szef pozostawił mu swobodę w określaniu codziennych priorytetów.
Matryca Eisenhowera zachwyca swoją prostotą. Aby skorzystać z tego narzędzia, wystarczy nam kartka papieru i coś do pisania. Przez środek kartki krzyżujemy ze sobą dwie osie. Oś pozioma wyznacza zakres ważne – nieważne. Oś pionowa: pilne – niepilne. Tym sposobem lewy górny róg staje się polem na sprawy pilne i ważne, prawy górny róg wypełniamy sprawami pilnymi, ale nieważnymi, natomiast niżej, po lewej umieszczamy sprawy ważne, ale niepilne, a po prawej nieważne i niepilne.
Następnie wypełniamy poszczególne pola zadaniami, jakie przed nami stoją. Dzięki temu jesteśmy w stanie sprawnie uporządkować plan dnia, tygodnia lub miesiąca, nadając poszczególnym sprawom odpowiednie priorytety. Wówczas, jeśli tylko pojawi się dylemat, czym zająć się teraz, wypełniona macierz da nam błyskawiczną odpowiedź.
Matryca Eisenhowera pozwoli ustalić odpowiednią kolejność dla wykonywanych czynności – zacznij od spraw ważnych i pilnych, a potem przejdź do pilnych, ale mniej ważnych. Następnie zajmij się sprawami ważnymi, które możesz wykonać spokojnie, bez pośpiechu. Jeśli czegoś nie zdążysz zrobić zgodnie z planem, najlepiej, by były to zadania z ostatniej ćwiartki – nieważne i niepilne.
Warto mieć przy tym świadomość, że coś, co dziś nie wymaga uwagi, jutro może okazać się znacznie pilniejsze – zadania nie są więc przypisane raz na zawsze do poszczególnych pól, ale mogą zmieniać swoje pozycje. Jak więc przypisywać czynności do odpowiednich części macierzy?
Ważne i pilne
Czasem można spotkać się z opiniami, że ta kratka powinna – w miarę możliwości – pozostawać pusta. Często wpadają bowiem do niej „pożary”, do których dość nie musiało, np. niezapłacone na czas faktury, przeterminowane zeznania podatkowe, zamówienia, co do których minął już deadline itp.
Ale zadania ważne i pilne to także te, które wykonujemy zgodnie z planem – np. umówione na dziś spotkanie z klientem, zlecenie, które mamy dziś ukończyć, opłacenie faktury, której termin płatności wkrótce minie. Do tego pola wpisuj więc te zadania, które są naprawdę priorytetowe, tzn. koniecznie musisz się nimi zająć w pierwszej kolejności, choćby kosztem wszystkich pozostałych.
Ważne, ale niepilne
Właściwie pole to mogłoby być największe, ponieważ właśnie tutaj powinny trafiać wszystkie istotne sprawy bieżące, związane z codzienną pracą. Jeśli musisz przygotować ofertę dla klienta, będzie to sprawą ważną, choć klient najczęściej nie będzie oczekiwał natychmiastowej odpowiedzi. Jeśli chcesz udoskonalić swoje umiejętności w jakimś obszarze, udział w odpowiednim szkoleniu może być dla Ciebie bardzo ważny, ale to również nie jest nic pilnego.
Jeśli jednak zapowiedziałeś klientowi, że ofertę przygotujesz w ciągu trzech dni, to trzeciego dnia sprawa ta może nagle zyskać na pilności. Albo – gdy w końcu zapiszesz się na szkolenie, to w dniu, w którym będzie się odbywało, na pewno stanie się ono dla Ciebie priorytetem.
Pilne, ale nieważne
Istnieją pewnie takie kategorie spraw, którymi musisz się zajmować, choć z Twojej perspektywy są mało ważne. Niektórzy zaliczyliby tutaj chociażby sprawy księgowe. Konieczność spełnienia wymagań prawnych związanych z deklaracjami i zobowiązaniami podatkowymi może sprawiać, że sprawy tego typu dość często będą trafiały na górną część macierzy. Jeśli jedna księgowość nie stanowi sedna Twojego biznesu, dobrym pomysłem może być zlecenie tego obszaru do biura rachunkowego. Podobnie z innymi zadaniami, którymi często musisz się zajmować, choć odciągają Cię od tego, co kluczowe w Twojej pracy – sprawdź, czy w ich przypadku najlepszym rozwiązaniem nie byłby outsourcing.
Do tej kategorii włączyć też można wszystko, co wymaga od nas szybkiej reakcji i natychmiastowej uwagi, choć nie przynosi większych korzyści – zaliczyć można tu np. niektóre rozmowy telefoniczne, a także spotkania biznesowe w sprawach, co do których z góry wiemy, że nic z nich nie wyniknie… Tego typu sytuacje należy po prostu eliminować (np. nie przeciągaj rozmowy „o pogodzie”, gdy jesteś zajęty lub nie zgadzaj się pochopnie na każdą propozycję spotkania). Możliwe, że to właśnie w tej kategorii (a nie w kolejnej), znajdziemy najwięcej nieefektywnych „pożeraczy czasu” możliwych do szybkiego wyeliminowania. Warto spróbować!
Niepilne i nieważne
Teoretycznie jest to najbardziej nieefektywna kategoria działań, ale czy na pewno? To do tej części może trafić przeglądanie wpisów na Facebooku, czytanie czasopism czy oglądanie filmików na YouTube. Z drugiej jednak strony, każdy musi czasem trochę odsapnąć, odsunąć swoje myśli od spraw pilnych i ważnych, a więc po prostu odpocząć.
Poza tym, od czasu do czasu trzeba też zając się sprawami małej wagi, których jednak nikt za nas nie zrobi (np. porządkowaniem dokumentów lub maili). Ważne po prostu, by zadania tego typu nie zdominowały czasu pracy i stanowiły jedynie margines naszej codziennej aktywności. Gdy natomiast liczba pozycji w tym polu rośnie, może to być sygnał, że z naszą efektywnością nie jest najlepiej…
Podsumowując, dzięki Macierzy Einsenhowera możemy łatwiej uświadomić sobie, na co faktycznie wykorzystujemy czas pracy. Powinno nam to pomóc w określeniu, jak zadbać o odpowiednie proporcje i czy w wystarczającym stopniu koncentrujemy się na tym, co naprawdę ważne w naszym biznesie lub pracy.
Jeśli dobrze zarządzasz swoim czasem, najwięcej pozycji znajdzie się prawdopodobnie w prawym, górnym rogu. Jeśli natomiast musisz się koncentrować na gaszeniu pożarów lub Twoją codzienność wypełniają głównie sprawy nie mające większego znaczenia nawet dla Ciebie, czas pomyśleć o poważnych zmianach.
Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).