5 pułapek wybierając siedzibę dla firmy
Szukasz miejsca, w którym możesz zarejestrować siedzibę swojej firmy. Jesteś już niemal pewien, że podjąłeś słuszną decyzję i przemyślałeś wszystkie za i przeciw. Nie przekonają Cię żadne zachęty, rabaty i promocje, które kuszą z przesyłanych maili. Znasz już wszystkie zalety wybranej opcji, ale czy na pewno wszystkie wady?
Przeczytaj również:
- Wady i zalety rejestracji siedziby firmy we własnym mieszkaniu, wynajętym lokalu i wirtualnym biurze
- Jak wybrać wirtualne biuro?
- Co zyskujesz, decydując się na wirtualne biuro? 5 dodatkowych korzyści
Przenalizujmy na jakie pułapki jesteś narażony na przykładzie trzech opcji, na które mógłbyś się zdecydować, zamiast wirtualnego biura z wysokim standardem obsługi:
- Własne mieszkanie
- Wynajęty lokal biurowy
- Wirtualne biuro z niskim standardem obsługi
Ukryte wysokie koszty
Zdecydowałeś się na wynajęcie własnego lokalu. Będziesz sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem. Urządzisz je jak chcesz, będziesz otwierał o świcie, zamykał o zachodzie. Dokładnie wiesz, za co płacisz – za swój własny lokal! Czy aby na pewno? Czy decydując się na wynajęcie tak dużej przestrzeni przeanalizowałeś co dzieje się z nią, gdy jej nie potrzebujesz? Przecież nie codziennie urządzasz spotkania z klientami, szkolenia lub prezentacje dla przyszłych kontrahentów. Przestrzeń leży nie używana, a mimo to musisz za nią regularnie płacić. A media? Woda, prąd, światło? Opłata eksploatacyjna? Internet? Sprzątaczka, środki czystości czy papier toaletowy?
A co się dzieje z Twoją firmą, gdy idziesz na urlop? Zamykasz cały lokal, korespondencja piętrzy się pod drzwiami, awizo za awizem? Lub gdy musisz załatwić coś nagle w urzędzie lub pojechać do klienta? Zamykasz firmę? Czy może musiałeś zatrudnić kogoś aby siedział i pilnował pustego biura? Bo jakby to wyglądało, gdyby jednak w tym momencie pojawił się potencjalny klient?
Nagle kosztów zrobiło się bardzo dużo, a o urlopie nie słyszałeś od kilku lat. Work –life balance, to pojęcie o którym czytałeś, ale nie zaznałeś.
Wirtualne biuro z wysokim standardem obsługi ma wszystko w cenie lub może udostępnić za dodatkową opłatą gdy tego potrzebujesz. Sale konferencyjne czy miejsce do pracy na coworkingu lub w prywatnym biurze serwisowanym w razie potrzeby, nie generują niepotrzebnych kosztów gdy z nich nie korzystasz. Usługi asystenckie rozwiązują problem nadprogramowych pracowników. A wirtualne biuro, sprawia, iż kwestia odbioru poczty nie jest problemem nie pozwalającym na skorzystanie z urlopu.
Niemiłe wizyty w nieodpowiednich porach
To może mieszkanie? I tak za nie płacisz. I tak w nim mieszkasz. Dlaczego nie połączyć tych dwóch rzeczy. To takie proste!
Pamiętaj. Musisz podpisać umowę na wynajem pomiędzy właścicielem mieszkania, a swoją firmą. I płacić regularny czynsz za wynajem.
Adres, którym posługujesz się jako adresem siedziby, będzie widoczny w rejestrach takich jak KRS lub CEIDG. Na niego będzie przychodziła cała korespondencja firmowa oraz urzędowa kierowana do Twojej spółki. Będą też przychodzić klienci na spotkania oraz… urzędnicy na niezapowiedziane kontrole. Klienci niezadowoleni z realizacji projektu. Kontrahenci zdenerwowani opóźniającą się płatnością za fakturę. A nawet komornicy lub firmy ściągające długi. A to wszystko podczas niedzielnego obiadu lub wieczornego oglądania filmu. Nie będzie możliwości odseparowania życia prywatnego i czasu, który powinien być przeznaczony dla rodziny lub przyjaciół. Nagle mieszkanie, które było Twoją miejscem relaksu stanie się miejscem pracy. A spokój, którym w nim się cieszyłeś zniknie, kiedy na dźwięk dzwonka będziesz się kulił w środku.
Niski prestiż
Wybierając wirtualne biuro o niskim standardzie warto wybrać się z wizytą poglądową, aby zobaczyć budynek, w którym się mieści. Może okazać się, że wirtualne biuro, na które się zdecydowałeś znajduje się w nieciekawej okolicy i mieści się np. w mieszkaniu w bloku, który czasy świetności pamięta z okresu PRLu. Siedziba w blokowisku z wielkiej płyty nie doda w oczach klientów klasy Twojej firmie. Na pewno też nie wzbudzi zaufania w kontrahentach, gdy przyjdą na spotkanie i miną na korytarzu sąsiadkę wyrzucającą śmieci lub sąsiada na ławeczce pod blokiem.
Jeżeli trafisz na opis w ofercie „biuro w pięknej, starej kamienicy”, pamiętaj iż wiele kamienic w Warszawie od lat nie było remontowanych i warto udać się na miejsce, aby sprawdzić, jak naprawdę wygląda stan budynku. Może okazać się, iż jej piękno jest naprawdę rustykalne. A klienci mogą nie docenić obłażącego tynku i skrzypiących schodów.
Brak możliwości spotkań
Wirtualne biura o niskim standardzie nie posiadają sal konferencyjnych, w których mógłbyś spotkać się z klientami lub przeprowadzić profesjonalne szkolenie a nawet jeśli takie oferują to nie chciałbyś pokazać jej klientowi. Może to wydawać się niezbyt ważne na początku rozwijania biznesu, gdy liczy się każda złotówka. Jednak z czasem, gdy Twoja działalność zacznie się rozwijać, pojawią się kolejni zainteresowani, część będzie chciała spotkać się, aby omówić szczegóły współpracy oko w oko.
Kawiarnie i restauracje są dobrym pomysłem na niezobowiązujące spotkania w celu nawiązania znajomości biznesowych, ale nie nadają się gdy chcesz opowiedzieć o swoim projekcie lub przedstawić wizję współpracy i wypaść profesjonalnie. Do tego potrzebujesz odpowiedniej sali z możliwością podłączeni laptopa do ekranu, skorzystania z flipcharta oraz takich narzędzi biurowych jak ksero, skaner i drukarka. Niezbędna może być również pomoc asystentki.
Brak pracowników na etacie
Nie każde wirtualne biuro posiada pracowników, którzy są zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin. Część działa na zasadzie bycia otwartymi tylko w określonych godzinach – często to godziny niedostępne dla ludzi pracujących np. 12-16 lub działa na zasadzie skrytki pocztowej.
Brak zatrudnionej na stałe, profesjonalnej kadry, może skutkować poważnymi konsekwencjami dla wynajmującego. Urzędy Skarbowe starają się być na bieżąco z miejscem siedziby podmiotu wpisanego do rejestru VAT. Jednym ze sposobów w jaki to robią, jest kontaktowanie się z pracownikami wirtualnego biura. Brak kontaktu ze strony recepcji może skutkować wykreśleniem z rejestru VAT. Ponowne wpisanie może zająć nawet kilka tygodni, a nawet miesięcy.
Jedną z poważniejszych wad braku stałej obsady jest nieodbieranie korespondencji. Poza listami od klientów i kontrahentów oraz reklamami, będziesz otrzymywał niezwykle ważną korespondencję od sądów i urzędów. Dwukrotnie nieodebrany i awizowany list od instytucji rządowej jest automatycznie uznawany za dostarczony. A dostarczony uznawany jest za przeczytany. Brak reakcji na taki list może skutkować grzywną lub inną poważną karą. W przypadku sądu, np. przegraniem procesu, o którym mogłeś nie mieć pojęcia.
Część biur choć odbiera korespondencję nie skanuje jej i nie wysyła powiadomień lub wysyła bardzo nieregularnie. To również może mieć tragiczny w skutkach finał dla Twojej firmy.
Warto zatem poszukać miejsca, która da Ci gwarancję na piśmie, że wywiąże się ze swoich obowiązków takich jak skanowanie korespondencji w określonym czasie. W przypadku Gold Place zobowiązujemy się pokryć straty na jakie byłeś narażony nawet do kwoty 10 000 złotych. Jest to niespotykana praktyka na rynku.
Pamiętaj, że warto zainwestować w bezpieczeństwo swojej firmy. Choć na pierwszy rzut oka ta inwestycja może Ci się wydać niepotrzebna pamiętaj, że wygoda i spokój są bardzo ważne. A tego jak będą odbierać Twoją firmę klienci, gdy skorzystasz z usług jakie oferuje profesjonalne wirtualne biuro z wysokim standardem obsługi, nie da się wycenić.
Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).