Jak wybrać wirtualne biuro? 11 cech na które powinieneś zwrócić uwagę

Wybierając wirtualne biuro, należy wziąć pod uwagę wiele czynników, które mogą mieć wpływ na Twoje zadowolenie z takiej usługi. Na jakie elementy zwrócić szczególną uwagę, aby dokonać dobrego wyboru? Bazując na naszym doświadczeniu, przygotowaliśmy zestawienie, które możesz potraktować jako praktyczny przewodnik.

Wirtualne biuro to adres, pod którym zarejestrujesz firmę i gdzie wyspecjalizowany zespół pracowników będzie odbierać korespondencję twojej firmy i przyjmować kontrahentów. Adres ten będzie adresem twojej siedziby, będziesz go również używać na wizytówkach i stronie internetowej. To z nim wielu klientów będzie kojarzyło Twoją firmę.

Przeczytaj też:

• Wady i zalety rejestracji siedziby firmy we własnym mieszkaniu, wynajętym lokalu i wirtualnym biurze
• Jak prowadzić firmę i podróżować?

Jednak sam adres to nie wszystko. Istnieje wiele istotnych czynników, które należy wziąć pod uwagę w trakcie wyboru wirtualnego biura. Niektóre z nich, często niedostrzegane lub traktowane jako mało istotne szczegóły, mogą mieć decydujący wpływ na postrzeganie Twojej firmy i co za tym idzie efektywność biznesu.

Zanim zdecydujesz się na wirtualne biuro, sprawdź, czy spełnia ono wszystkie wymienione poniżej warunki.

Prestiżowy adres

Gdy myślimy o prestiżowym biurze, do głowy przychodzą nam zazwyczaj nowoczesne biurowce w dzielnicach biznesowych. Dobrze by było, gdyby klient, trzymając w rękach Twoją wizytówkę, natychmiast łączył nazwę ulicę z centrum dużego miasta. Adres powinien być rozpoznawalny, kojarzyć się z tętniącą życiem i biznesem okolicą. Nie powinien sugerować, że firma została zlokalizowana w mieszkaniu lub innym, wyodrębnionym lokalu. Dlatego wszelkie numery, inne niż budynku, a tym bardziej adresy skrytek pocztowych, będą wywoływały niekorzystne wrażenie. Odpowiedni adres potrafi sprawić, iż firma wydaje się stabilniejsza finansowo i godniejsza zaufania w oczach klientów, dlatego nie należy na nim oszczędzać i szukać tańszych, ale cieszących się mniejszą renomą lokalizacji.

Standard budynku

Ideałem będzie lokalizacja w biurowcu klasy A, co oznacza, że budynek spełnia najwyższe standardy – poszczycić może się m.in. nowoczesną architekturą, ergonomicznymi i komfortowymi powierzchniami biurowymi windami oraz szeregiem udogodnień. Zazwyczaj budynek taki posiada charakterystyczną nazwę, dzięki której jest łatwo rozpoznawalny, szczególnie wśród ludzi biznesu. Inwestycja w wirtualne biuro w budynku o odpowiednim standardzie to inwestycja w wizerunek firmy stabilnej, godnej zaufania, o ugruntowanej pozycji. Pozwoli zyskać nam w oczach klientów oraz kontrahentów. Nie bez znaczenia jest również fakt, iż takie budynki zapewniają odpowiedni poziom czystości i schludności, na jaki nie możemy liczyć decydując się na biuro w bloku lub kamienicy.

Bezpieczeństwo

Dbanie o bezpieczeństwo swojej firmy to inwestycja, która zwraca się nie tylko w postaci zysków, ale również Twojego spokoju. Głównym zadaniem wirtualnego biura, poza byciem siedzibą rejestrową firmy, jest odbiór i obsługa Twojej korespondencji. To nie tylko przesyłki reklamowe, ale również listy z urzędów i sądów, których nie odebranie może mieć m.in. finansowe konsekwencje, począwszy od grzywny po poważniejsze prawne następstwa. Dlatego warto wybrać wirtualne biuro, które zapewnia w swojej umowie gwarancję bezpieczeństwa i odszkodowanie na wypadek niedopełnienia obowiązku odbioru lub powiadomienia o korespondencji. Gold Place prawdopodobnie jako jedyne na rynku udziela pisemnej gwarancji do 10 000zł w przypadku niedopełnienia warunków umowy.

Doświadczony personel

Pracownicy wirtualnego biura są jednocześnie personelem reprezentującym Twoją firmę. Ważne jest, aby na miejscu było dostępnych zawsze przynajmniej kilku doświadczonych pracowników. Obecność tylko jednej asystentki biura, która pochłonięta jest wieloma obowiązkami jednocześnie, może nie wystarczyć do świadczenia usług na najwyższym poziomie. Pamiętaj, że niektóre wirtualne biura działają tylko w określonych godzinach, często niedostępnych dla osób pracujących na etacie. Inne działają jak skrytki pocztowe. Wybierając takie wirtualne biuro, możesz być pewien, że Twój klient lub pracownik Urzędu Skarbowego natknie się na zamknięte drzwi. Należy też zweryfikować, czy dane biuro posiada wypracowane standardy obsługi klienta.

Dogodne godziny

Dobrze, jeśli godziny pracy biura wykraczają poza typowy zakres 9-17. Dłuższe godziny pracy ułatwią Ci kontakt z biurem i odbieranie korespondencji o dogodnej porze.. I co nie mniej ważne – dobrze mieć możliwość spotkania się z klientem np. o godzinie 9, bez konieczności czekania przed drzwiami biura na jego otwarcie lub umówić się po godzinie 18.

Długoterminowa umowa najmu

Warto sprawdzić, czy firma świadcząca usługi wirtualnego biura posiada długoterminową umowę najmu, która zagwarantuje, że zarejestrowane pod tym adresem firmy nie będą musiały zmieniać wkrótce lokalizacji. Ważne jest również posiadanie formalnej zgody właściciela lub administratora budynku na podnajem powierzchni. Podczas podpisywania umowy masz prawo poprosić o okazanie zgody na podnajem, aby mieć pewność, że masz do czynienia z uczciwym wynajmującym.

Lokalizacja i komunikacja

Czy do biura łatwo dojechać samochodem, autobusem, tramwajem lub metrem? Czy komunikacja między biurem, a lotniskiem czy dworcem kolejowym lub autobusowym jest dogodna? Te pytania mogą okazać się ważne tak dla Ciebie, jak i dla Twoich klientów, którzy mogą dojeżdżać na spotkanie z całej Polski. Jeśli w pobliżu znajdują się urzędy, sklepy, kawiarnie, restauracje czy banki, to też bardzo dobrze – dzięki temu odwiedziny w biurze można połączyć z planowanymi zakupami, posiłkiem lub załatwieniem innych spraw.

Ukryte opłaty

Czytając umowę zwróć uwagę na wszelkie dopłaty i dodatkowe płatne usługi. Może się okazać, że okazyjna cena, jest okazyjna tylko z pozoru. Warto dopytać, co kryje się w cenie czynszu, a co będzie doliczane jako usługi dodatkowe. Szukaj umów z przejrzystym cennikiem, a podczas rozmowy z przedstawicielem wirtualnego biura nie bój się zadawać pytań. Nie chcesz, aby po podpisaniu umowy okazało się, że atrakcyjny czynsz to tylko fasada, a za każda odebraną kopertę dolicza ci się do faktury dodatkowe 5 zł, za zeskanowaną stronę 10 zł, a obsługa klienta, który przyszedł do biura to kolejne złotówki.

Standardy obsługi

W przypadku niezapowiedzianej wizyty Twojego klienta niewłaściwe byłoby okazywanie zaskoczenia, czy też sugerowanie, że „ta osoba tutaj nie pracuje”. Klient, który szuka Twojej firmy, powinien uzyskać informacje o jej dokładnej lokalizacji już w głównej recepcji budynku. Jeśli był umówiony, obsługa wirtualnego biura powinna o tym wiedzieć i skierować go do pokoju, w którym oczekujesz gościa. To samo dotyczy obsługi telefonicznej. Klient powinien być witany nazwą Twojej firmy, a nie wirtualnego biura. Obsługa recepcji powinna być profesjonalna, ale również miła i uśmiechnięta. Tak, aby Twoi goście czuli się nie tylko kompetentnie obsłużeni, ale i zaopiekowani.

Zakres usług

Dobrej klasy wirtualne biuro poznasz m.in. po zakresie usług. Pod adresem, pod którym zarejestrujesz firmę, powinieneś mieć możliwość spotkać się z klientem w komfortowych warunkach, przeprowadzić spotkanie lub szkolenie w gronie kilku lub nawet kilkunastu osób a także pracować – korzystając z możliwości, jakie daje coworking bądź samodzielne biuro. Tak szerokiej oferty możesz potrzebować już teraz lub w trakcie rozwoju firmy w przyszłości. Dlatego zwróć uwagę, czy wirtualne biuro jest w stanie obsłużyć Cię kompleksowo.

Dobre wirtualne biuro powinno posiadać opcję usług asystenckich. To szeroko rozumiane zadania, które możesz zlecić asystentce na godziny. Jeżeli potrzebujesz, aby ktoś dostarczył materiały na organizowane szkolenie wcześniej odbierając je z drukarni lub złożył w Twoim imieniu dokumenty w sądzie lub urzędzie – to idealne rozwiązanie.

Udogodnienia

Gdy spotykasz się z klientem powinieneś mieć możliwość poczęstowania gościa kawą i ciastkiem, bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat. Ważny może być także dostęp do potrzebnych urządzeń, takich jak: drukarka, skaner czy ekran do wyświetlenia prezentacji. Standardem powinno być oczywiście bezpłatne i szybkie Wi-Fi. Dodatkowym atutem będą miejsca parkingowe przynależące do biurowca lub znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie budynku. Aktywni klienci powinni zwrócić uwagę na miejsca rowerowe oraz dostęp do pryszniców.

Wszystkie te szczegóły warto uwzględnić jeszcze przed podpisaniem umowy. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wybierając wirtualne biuro, dokonasz najlepszego z możliwych wyborów.

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).