Wady i zalety rejestracji siedziby firmy we własnym mieszkaniu, wynajętym lokalu i wirtualnym biurze
 

Wady i zalety rejestracji siedziby firmy we własnym mieszkaniu, wynajętym lokalu i wirtualnym biurze

wtorek, 25 Wrzesień 2018 w kategorii Wirtualne biuro
wirtualne biuro

Postanawiasz rzucić etat i rozpocząć nowy etap w swoim życiu? Marzy Ci się własna działalność gospodarcza? Wśród wyborów, przed którymi staniesz będzie decyzja o siedzibie Twojej firmy. W zależności od tego, czym się zajmujesz, w jakiej działasz branży i jakie masz upodobania może być to własne mieszkanie, wynajęty lokal, przestrzeń coworkingowa lub wirtualne buro. W artykule rozważymy powyższe możliwości i przeanalizujemy ich wady i zalety.

19 maja 2016 roku weszły w życie przepisy, w myśl których każdy przedsiębiorca musi podać adres oraz wskazać tytuł prawny do miejsca prowadzenia działalności swojej firmy. Niedopełnienie obowiązku grozi wykreśleniem z CEIDG lub KRS. Tytułem prawnym może być np. akt własności lub umowa najmu – w tym najmu wirtualnego biura. To, gdzie zarejestrujesz siedzibę swojej firmy, przełoży się na Twoje finanse, generując zauważalne oszczędności (w przypadku własnego mieszkania, wirtualnego biura lub coworkingu), dodatkowe przychody (w przypadku wirtualnego biura, coworkingu lub lokalu biurowego) albo koszty. Siedziba firmy ma również wpływ na wygodę prowadzenia codziennej działalności, na perspektywy rozwoju przedsiębiorstwa i na wizerunek wśród potencjalnych kontrahentów.

Przeczytaj też:

Rejestracja firmy we własnym mieszkaniu

Bardzo wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą na oficjalną siedzibę wybiera własne mieszkanie. Pozwala to na zmniejszenie podstawy opodatkowania o część kosztów prądu, wody, ogrzewania, czynszu, czy nawet kredytu, ponieważ wydatki te są związane z utrzymaniem i eksploatacją biura. Trzeba jednak pamiętać, że prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu spowoduje wzrost stawki podatku od nieruchomości. Jeśli zarejestrujesz działalność gospodarczą w domu, musisz zgłosić ten fakt w gminie, żeby ustalić, czy nie spowoduje to przekształcenia lokalu mieszkalnego w użytkowy. Zmiana sposobu użytkowania lokalu następuje wtedy, kiedy mieszkanie lub część mieszkania jest przeznaczone wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. Stawka podatku od nieruchomości może wtedy wzrosnąć nawet do 23,10 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. W przypadku prowadzenia działalności w pomieszczeniu, które służy również do celów mieszkalnych, wysokość stawki podatkowej się nie zmienia – wynosi wtedy 0,75 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. W takiej sytuacji jednak, o czym mówiliśmy już wcześniej, brak możliwości wrzucenia wydatków związanych z utrzymaniem lokalu w koszty prowadzenia firmy. Dzięki rejestracji działalności w mieszkaniu nie musisz ponosić kosztów wynajmu lokalu biurowego. To namacalna zaleta, jest też jednak druga strona medalu. Trudno myśleć o oficjalnym spotkaniu służbowym czy poważnych negocjacjach prowadzonych w przestrzeni domowej. Szczególnie, gdy do prowadzenia firmy służy ci jedynie część mieszkania, taka jak mały pokój, czy wręcz kanapa lub stół kuchenny. Co więcej, jeśli zarejestrujesz przedsiębiorstwo w domu, Twój adres zostanie upubliczniony. Będzie można go znaleźć nie tylko na fakturach czy firmowych dokumentach, ale również w internecie. Jeśli ktokolwiek postanowi odwiedzić siedzibę firmy – czy to klient, czy potencjalny kontrahent, czy przedstawiciel urzędu skarbowego – to trafi prosto do Twojego mieszkania. W przypadku finansowych tarapatów do Twojego domu może zawitać nawet komornik. Nie będziesz mieć takich problemów, jeśli na siedzibę firmy wynajmiesz odrębny lokal lub wirtualne biuro. Prowadzenie działalności w domu stwarza jeszcze inne trudności, o których często się zapomina. Chodzi tu o problemy z rozdzieleniem życia zawodowego i prywatnego. Jeśli czas wolny spędzasz w tym samym miejscu, w którym prowadzisz interesy, praca zaczyna Ci się zlewać z życiem osobistym. To z kolei może spowodować zaburzenie równowagi między obiema sferami życia i w konsekwencji przemęczenie, a w skrajnych przypadkach nawet popadnięcie w pracoholizm.

Rejestracja firmy w wynajętym lokalu

Na siedzibę własnej działalności gospodarczej można również wynająć własny lokal. W zależności od tego, czym zajmuje się firma i jakie ma potrzeby może to być mieszkanie najmowane przez właściciela lub lokal przystosowany specjalnie do prowadzenia działalności. Do zarejestrowania firmy w cudzym lokalu potrzebna jest zgoda właściciela nieruchomości – zarejestrowanie firmy bez jego zgody grozi wykreśleniem z rejestru CEIDG czy KRS. Najem biura umożliwia wybranie lokalizacji w atrakcyjnej okolicy. Przekłada się to oczywiście na lepszy wizerunek firmy i większe możliwości zdobycia nowych klientów czy partnerów biznesowych. Od lokalizacji siedziby firmy zależy też podleganie pod taki lub inny urząd skarbowy, a ten, jak wiadomo, może być mniej lub bardziej życzliwy biznesowi. Ponadto koszt najmu biura można potraktować jak koszt uzyskania przychodu, co obniży podatki, jakie musi płacić Twoja firma. W najętym lokalu można też w komfortowych warunkach organizować spotkania służbowe. Takie rozwiązanie nie należy jednak do najtańszych. Według raportu Ceny biur na wynajem w Warszawie – lipiec 2017 r. średni czynsz najmu biura w stolicy wynosi od 36 zł/m2 na Targówku do aż 73 zł/m2 w Śródmieściu. Natomiast koszt najmu lokalu w biurowcu klasy A to w centrum Warszawy już stawka rzędu 20-25 eur/m2 czynszu. Do tego trzeba doliczyć koszty eksploatacyjne rzędu 20-25 zł/m2. Razem daje to ok. 100-130 zł/m2. W takim biurowcu minimalna powierzchnia do wynajęcia to zwykle 150-200 m2, a czas, na jaki można zawrzeć umowę, to co najmniej 3 lata. Jeżeli więc nie jest Ci potrzebna powierzchnia tak duża, czy wręcz nie potrzebujesz jej w ogóle, jeżeli chcesz uniknąć zbyt wysokich kosztów czy zaciągania długoletnich zobowiązań w postaci umowy, wartą uwagi alternatywą będzie coworking albo wirtualne biuro. Plusy i minusy obu rozwiązań znajdziesz w dalszej części tego tekstu. W przypadku wynajęcie biura będziesz też potrzebował zatrudnić przynajmniej jednego pracownika. Ktoś musi przecież pod Twoją nieobecność odbierać telefon, przyjmować pocztę i przesyłki kurierskie, a także zajmować się bieżącymi sprawami koniecznymi dla funkcjonowania firmy. Adres siedziby przedsiębiorstwa będzie można znaleźć na wszystkich firmowych dokumentach, powinieneś się więc liczyć z niezapowiedzianymi wizytami ze strony obecnych lub przyszłych kontrahentów. Będziesz też musiał sam się zatroszczyć o sprzątanie i prace konserwacyjne, a nawet o ochronę lokalu. Wszystko to pociąga dodatkowe wydatki. Najem lokalu biurowego, mimo wielu zalet, ma jedną podstawową wadę – poważne koszty, które na początku prowadzenia działalności będą ogromnym obciążeniem. Coworking czy wirtualne biuro pomogą uniknąć tych problemów, nie oferują jednak tego wszystkiego, co da Ci własne biuro.

Rejestracja firmy w biurze coworkingowym

Dobrym rozwiązaniem, zamiast rejestrowania działalności w wynajętym lokalu, może być prowadzenie jej w biurze coworkingowym. Największe zalety to w tym przypadku oszczędność finansowa oraz możliwość skorzystania z lokalizacji niedostępnych dla początkującego przedsiębiorcy ze względu na wymagany okres i powierzchnię najmu, takich jak biurowce klasy A. Możliwe jest również skorzystanie z wynajmu wirtualnego biura. Jednak najpoważniejszy atut biur coworkingowych to panująca w nich atmosfera przedsiębiorczości oraz szansa na współpracę z innymi przedsiębiorcami z danego biura. Wydatek kilkuset złotych miesięcznie umożliwi Ci korzystanie ze stanowiska pracy w otwartej przestrzeni, w której pracują także inni korzystający z niej przedsiębiorcy. Do dyspozycji będziesz mieć salę konferencyjną, zaplecze sanitarne i kuchnię. Nowoczesne, przestronne biura oferują przedsiębiorcom wybór między wirtualnym biurem, wynajmowanych okazjonalnie biurkiem, biurkiem dedykowanym, osobnym gabinetem i prywatnym biurem mogącą służyć większemu zespołowi. Na ogół z biur coworkingowych korzystają przedstawiciele wolnych zawodów oraz przedsiębiorcy, którym do prowadzenia firmy wystarczą komputer i telefon komórkowy. Coraz częściej zdarza się jednak, że do pracy w biurach coworkingowych wysyłany jest przez korporację pracownik, a nawet cały zespół. Dzieje się tak dzięki panującej w takich miejscach atmosferze pobudzającej kreatywność. Ponadto znaczna liczba klientów biur coworkingowych to ludzie, którzy mają problemy z pracą z domu lub tacy, którym zwyczajnie brakuje towarzystwa biurowych kolegów. Mimo że koszt stanowiska pracy w biurze coworkingowym jest ewidentnie niższy niż czynsz najmu całego biura, nie dla każdego atmosfera charakterystyczna dla takich miejsc będzie odpowiednia. Atrakcyjność tego rozwiązania jest więc związana z osobistymi preferencjami przedsiębiorcy, a także z rodzajem i sposobem prowadzenia działalności.

Wirtualne biuro jako miejsce rejestracji firmy

W ostatnim czasie wirtualne biura zyskują w naszym kraju coraz szerszą popularność. Nietrudno to zrozumieć, zważywszy że prowadzenie firmy w wirtualnym biurze pociąga za sobą liczne korzyści, tak w przypadku freelancerów, jak i właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki zarejestrowaniu firmy w wirtualnym biurze zyskujesz oczywiście adres w atrakcyjnej lokalizacji. Co więcej, masz też dostęp do usług asystenckich, zyskujesz numer telefonu stacjonarnego z przekierowaniem na Twoją komórkę, a także możesz korzystać z sali konferencyjnej, rozliczając się na godziny. Osoba zatrudniona przez wirtualne biura może odebrać Twoją pocztę i przesłać Ci na maila skany, a także wykonać wszystkie inne obowiązki, do których nie jest konieczny Twój podpis, takie jak nadanie korespondencji albo odebranie materiałów reklamowych z drukarni. Dzięki wirtualnemu biuru masz pewność, że wszelkie sprawy firmy są pod kontrolą, nawet jeśli jesteś akurat na drugim krańcu kraju… lub świata. Wirtualne biuro to zatem doskonałe rozwiązanie w przypadku pracy zdalnej, a także dla osób, które wypełniają obowiązki służbowe, pracując w różnych miejscach. Nie zapominajmy o jeszcze jednym plusie wirtualnego biura – umożliwia Ci ono wybór lokalizacji, która w przypadku najmu tradycyjnego lokalu biurowego byłaby dla początkującego przedsiębiorcy niedostępna. Siedziba w eleganckim budynku klasy A, zlokalizowanym w samym centrum miasta, przysporzy Twojej firmie opinii wiarygodnego i solidnego partnera biznesowego. Znaczenie dobrego wizerunku jest nie do przecenienia, szczególnie na początkowych etapach prowadzenia działalności gospodarczej. Korzystając z wirtualnego biura w Warszawie, wyrobisz sobie markę lokalną firmy warszawskiej. Umożliwi Ci to pozyskanie nowych klientów, których Twoje przedsiębiorstwo by pewnie nie przyciągnęło, mając siedzibę w innej, mniejszej miejscowości. Wielu klientów szuka do współpracy firm z własnego miasta, nawet wtedy, gdy bezpośredni kontakt z przedsiębiorcą jest sporadyczny lub nie ma go wcale. Zanim wybierzesz firmy, która będzie Ci świadczyć usługę prowadzenia wirtualnego biura, sprawdź, czy jest profesjonalna i kompetentna. Niewielkie wirtualne biura, niemające wystarczającego doświadczenia, często zatrudniają tylko 1 pracownika bez odpowiednich kompetencji, co w dalszej perspektywie może nieść z sobą pewne ryzyko. Pamiętaj też o wyborze atrakcyjnej lokalizacji siedziby – peryferyjna dzielnica czy obskurny budynek może przynieść Twojej działalności zdecydowanie więcej szkody niż pożytku.

Rzecz jasna to, które rozwiązanie jest najlepsze, uwarunkowane jest sytuacją konkretnej firmy, jednak jeśli chodzi o rejestrację przedsiębiorstwa we własnym mieszkaniu, należy poważnie rozważyć wszystkie wady i zalety takiej sytuacji. W końcu jeśli wziąć w rachubę także koszty alternatywne utraconych potencjalnych przychodów i większą ilość czasu poświęconego na obsługę administracyjną, siedziba w mieszkaniu może się okazać opcją ani nie najwygodniejszą, ani nie najtańszą.

Jesteś już pewien, że wirtualne biuro to właśnie to, czego potrzebujesz? A może jeszcze nie wiesz i chcesz porozmawiać o szczegółach? Napisz do nas albo zadzwoń, a rozwiejemy wszelkie wątpliwości i pomożemy Ci w podjęciu decyzji.

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (Oceń pierwszy!)

Sprawdź co możemy dla Ciebie zrobić