Co zyskujesz, decydując się na wirtualne biuro? 5 dodatkowych korzyści

Jeśli wybierasz na siedzibę wirtualne biuro, zapewne dokładnie przemyślałeś swoją decyzję. Przeanalizowałeś wiele ofert i wybrałeś tę, która spełniła twoje wymagania. Masz zatem adres w atrakcyjnej lokalizacji i luksusowym biurowcu klasy A. Twoją firmę obsługuje wykwalifikowany personel, który codziennie odbiera pocztę i skanuje ją w ciągu 24 godzin. Cieszysz się prestiżem, jaki daje adres w centrum dużego miasta, a obsługa administracyjna zapewnia poczucie spokoju – oto zalety wirtualnego biura. Ale czy to jedyne możliwości, z których możesz skorzystać jako klient profesjonalnego wirtualnego biura?

1. Miejsce spotkań z klientami

Jednym z minusów braku fizycznej przestrzeni do pracy jest niemożność spotykania się z klientami. Czy to negocjacje, czy prezentacja projektu, czy chęć zaprezentowania swojej marki – nie masz możliwości przyjąć klienta u siebie. Oczywiście zawsze możesz się umówić w kawiarni, jak jednak wtedy przedstawić profesjonalną prezentację lub omówić projekt w szerszym gronie? Wirtualne biuro Gold Place ma w swojej ofercie w centrum Warszawy sale konferencyjne , w których znajdują się udogodnienia niezbędne do przeprowadzenia prezentacji lub szkolenia (flipcharty, ekran, do którego można podłączyć laptop, wi-fi). Goście mogą liczyć na serwis kawowy oraz świeże ciasteczka. A jeśli podczas spotkania potrzebna będzie pomoc przy jego obsłudze – zawsze możesz o nią poprosić pracownika biura. Bez względu na to, czy chodzi o problem natury technicznej, czy o szybkie skserowanie dokumentów, pracownik recepcji pomoże Ci w każdej sprawie.

2. Recepcja wizytówką firmy

A co z klientami, którzy chcieliby wpaść znienacka i zostawić np. list lub paczkę? A może to Ty chciałbyś pozostawić coś do odbioru dla kontrahenta? To również jest możliwe: recepcja naszego wirtualnego biura w Warszawie jest również recepcją Twojej firmy. Nasi pracownicy porozmawiają z niespodziewanym klientem i przekażą Ci mailowo informacje o przebiegu jego wizyty. Wydadzą dokumenty kontrahentowi. Będą reprezentować firmę przed zapowiedzianymi i niezapowiedzianymi gośćmi.

3. Odbierz, przywieź…

Jedną z dodatkowych korzyści oferowanych przez wirtualne biuro, są usługi asystenckie. Pod tym szerokim pojęciem kryją się liczne czynności wymagające czasu, którego tak często brak przy prowadzeniu samodzielnej działalności. (Przykładowo) Do typowych usług asystenckich zlecanych przez jednego z naszych klientów należy odbiór materiałów szkoleniowych z drukarni i przewiezienie ich we wskazane miejsce (sam klient zrobić tego nie może, ponieważ prowadzi firmę z innego miasta). Dotyczy to również materiałów reklamowych lub innych ważnych przesyłek, które muszą się znaleźć w konkretnym miejscu o wyznaczonej porze.

4. Sądy i urzędy

Decydując się na wirtualne biuro i zarejestrowanie w nim siedziby przedsiębiorstwa, faktyczną działalność (firmy) często prowadzisz zupełnie gdzie indziej. Wybór wirtualnego biura był decyzją wizerunkową – siedziba w stolicy dodaje spółce prestiżu i wiarygodności w oczach klientów – lub mogły też za nim przemawiać względy praktyczne, np. bycie jednym z tysięcy podatników w urzędzie skarbowym (w mniejszych miejscowościach prężny przedsiębiorca może wzbudzać w urzędnikach chęć nadmiernej kontroli). Jednak zdalne załatwianie spraw w urzędach może się okazać problematyczne. Rozwiązaniem są właśnie usługi asystenckie. Pracownicy wirtualnego biura mogą w imieniu spółki zawieźć dokumenty do urzędów i sądów. Z odpowiednimi pełnomocnictwami mogą również odbierać decyzje wydane przez organy administracyjne, czy zaświadczenia w urzędzie skarbowym lub ZUS-ie. Jeden z klientów Gold Place Polska skorzystał z usług asystenckich, gdy musiał przerejestrować auto należące do firmy, a sam przebywał akurat w innym mieście.

5. Asystentka na godziny

Inny niestandardowy przykład usług asystenckich to umówienie rozmów kwalifikacyjnych klienta szukającego pracownika. Do zadań pracowników wirtualnego biura należało umówienia i skoordynowanie rozmów według wcześniej przygotowanego planu, a następnie przygotowanie sal, w których miała się odbyć rekrutacja. Cały proces przebiegł bez zarzutu, a dzięki asyście wirtualnego biura klient mógł przyjechać na zaplanowane rozmowy prosto z lotniska, nie martwiąc się wcześniej o ich organizację.

Wirtualne biuro to, jak widać, nie tylko możliwość rejestracji siedziby i obsługa korespondencji. Poza prestiżowym adresem, który przyciągnie klientów, profesjonalne wirtualne biuro proponuje przedsiębiorcy szereg usług, które zarówno ułatwią mu trudne początki, jak i wesprą, gdy jest już na rynku od wielu lat.

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).