6 sposobów by pracować bardziej produktywnie
 

6 sposobów by pracować bardziej produktywnie

Dodano 10 czerwca 2015 w kategorii Praca zdalna

Chciałbyś spędzać czas bardziej produktywnie, a jednocześnie zachować lepsze samopoczucie? Jest to możliwe, ale wymaga zmiany niektórych przyzwyczajeń i większej dbałości o siebie.

Lepiej o siebie dbać i jednocześnie pracować efektywniej podczas wykonywania pracy biurowej? Brzmi niewiarygodnie, ale jest możliwe do wprowadzenia – szczególnie, jeśli swoje obowiązki wykonujesz zdalnie i samodzielnie ustalasz swój rozkład dnia. Spróbuj wykorzystać kilka z poniższych wskazówek, a zobaczysz, jak poprawią Twoją organizację pracy i zarazem samopoczucie.

1.     Nie zaczynaj dnia od sprawdzenia maili i wykonania telefonów.

Na początek dnia wyznacz sobie zadanie, które pozwoli Ci się rozkręcić po nocnym rozleniwieniu i spokojnie wdrożyć do pracy. Na rano zaplanuj takie czynności, które nie są bardzo trudne, ale które wymagają wysilenia szarych komórek chociaż odrobinę.

Dzięki temu płynniej przejdziesz do tego, co i tak musisz zrobić i szybciej będziesz mógł stwierdzić, że jedno z ważnych zadań masz już za sobą. Dla wielu osób złapanie pozytywnego „flow” działa motywująco i sprawia, że także dalsza praca przebiega szybko i sprawnie. Dobrze zacznij dzień, a potem już tylko kontynuuj.

2.     Maile i telefony wykonuj zbiorczo.

Odpowiadanie na bieżąco na wpływające do skrzynki wiadomości mailowe oraz wykonywanie telefonów „od czasu do czasu” bardzo rozprasza i odciąga od innych zadań. Dlatego czynności tego typu najlepiej pogrupować.

Musisz zadzwonić do pięciu różnych osób? Dzwoń do każdej po kolei. Ktoś nie odebrał, ponów próbę kontaktu, ale dopiero podczas kolejnej serii (np. 3 godziny później).  Wyznacz też sobie dwa lub trzy odcinki czasu w ciągu dnia, by odpowiadać na maile. Możesz się zdziwić, jak wiele czasu zyskasz dzięki takiemu rozwiązaniu.

3.     Rób przerwy w pracy.

Być może uważasz, że lepiej zmusić się do jak najszybszego wykonania zadania, by w ten sposób zyskać trochę czasu. Jeśli jednak wykonujesz pracę twórczą (np. przygotowujesz raport, artykuł lub projekt wymagający własnej inwencji), nie możesz działać jak maszyna.

Umysł potrzebuje świeżego powietrza w sensie dosłownym (warto wietrzyć pomieszczenie, w którym pracujesz), jak i metaforycznym. Gdy czujesz, że utknąłeś, zrób krótką przerwę na wykonanie zadania mało wymagającego (nie angażującego umysłu), na kawę lub lunch, a nawet na spacer. Po 5-10 minutach przerwy od projektu, Twój umysł znów będzie bardziej twórczy.

4.     Najcięższą pracę wykonuj około południa.

Być może zdarza się, że najtrudniejsze, najbardziej wymagające umysłowo zadania spychasz na popołudnie. To błąd. Około godziny 14. aktywność organizmu spada i następuje kryzys koncentracji. Dlatego zadania, przy których musisz się najmocniej skupić, planuj na godziny wcześniejsze.

 5.     Unikaj spotkań w środku dnia.

Jeśli musisz spotkać się z klientem albo wyjść, by załatwić sprawę np. w urzędzie, zrób to na samym początku lub na końcu dnia pracy. Zauważ, że jeśli spotkanie bądź wyjście zaplanujesz w środku dnia, wtedy będziesz o nim myślał już co najmniej pół godziny wcześniej (Twoja wydajność wtedy spadnie), a po powrocie jeszcze przez długi czas będziesz „przepracowywał” w głowie to, co się wydarzyło. W efekcie większość dnia zmarnujesz myśląc tylko o jednej sprawie. Unikaj takich sytuacji.

6.     Wyłączaj monitor, kiedy tylko możesz.

Wykonujesz odręczne notatki albo przeglądasz drukowane raporty? Wyłącz monitor! Niech nie świeci w Twoją twarz wtedy, gdy możesz chwilę od niego odpocząć. Nawet jeśli robisz sobie tylko kilkuminutową przerwę od komputera, zadbaj o to, by była to także przerwa od promieniowania monitora.

Jeśli pracujesz na komputerze wieczorem, dopilnuj, by wyłączyć go co najmniej pół godziny (a najlepiej dłużej) przed położeniem się do snu. Promieniowanie może sprawić, że będziesz mieć trudności z zaśnięciem.

A co zrobić, gdy pomimo starań, wszystkie sposoby na efektywne zarządzanie czasem zawodzą, ponieważ obowiązków jest zbyt wiele, a skupienie podczas pracy w domu przychodzi z trudem? Wtedy warto zainteresować się takimi tematami jak coworking, wirtualne biuro, czy też usługi asystenckie. Istnieje wiele możliwości, aby dzień pracy był mniej napięty i bardziej produktywny.

Jakie są Wasze sposoby na większą produktywność?

Zostaw komentarz

Sprawdź co możemy dla Ciebie zrobić