Grupuj zadania – zrób więcej w krótszym czasie

Gdy kolejne zadania gonią i coraz dotkliwiej odczuwasz naglący czas, każda dodatkowa minuta może być na wagę złota. Jedną z możliwości, która pomoże Ci zaoszczędzić całkiem sporo czasu, może być zbieranie podobnych zadań w grupy.

Jednym ze skutecznych sposobów oszczędzania czasu w pracy jest planowanie obowiązków w taki sposób, aby zadania podobne do siebie lub wymagające używania tych samych narzędzi, łączyć w grupy. Wykonując czynności ułożone w bloki możemy np. od razu zrealizować kilka zadań korzystając z tego samego programu, a więc nie musimy wielokrotnie otwierać go, zamykać, czy też kilkukrotnie wdrażać się do pracy. Warto bowiem wiedzieć, że gdy przeskakujemy pomiędzy czynnościami różnego typu, mózg potrzebuje czasu, aby przestawić się na dane zadanie. Grupując podobne czynności, unikamy niepotrzebnego rozpraszania się i w konsekwencji efektywniej wykorzystujemy czas.

Grupy zadań najlepiej ustalać już podczas tworzenia planu dnia. Swój harmonogram od razu możesz podzielić na sekcje, takie jak np. maile, telefony, pisanie, finanse, zbieranie informacji w internecie itd. Następnie, do każdej takiej sekcji przyporządkuj konkretne zadania.

Podczas jednego wyjścia, załatw kilka spraw

Gdy wychodzisz, od razu załatw wszystko, co masz do zrobienia na mieście. Spotkanie z klientem, sprawa w urzędzie, odebranie listu na poczcie – niezależnie od tego, jak różne są to sprawy, zajmując się nimi za jednym podejściem, nie będziesz musiał kilkakrotnie wychodzić z biura lub z domu. Dodatkowo, planując np. dwa spotkania z klientem – jedno po drugim – będziesz musiał ustalić czas pierwszego spotkania i przestrzegać go. Taka dyscyplina pomoże Ci zrobić więcej w krótszym czasie.

Telefon za telefonem

Jeśli wszystkie telefony, jakie masz do wykonania połączysz w jedną lub dwie serie w ciągu dnia, dzwonienie przestanie być czynnością, która dezorganizuje Twój dzień pracy. Gdy przeznaczysz np. 30 minut na rozmowy, dzwoń po kolei w każdej sprawie, którą masz załatwić przez telefon. Jeśli w tym czasie nie do wszystkich się dodzwonisz, kolejne próby podejmij w drugiej serii zaplanowanej na ten sam dzień.

Czas specjalnie na maile

Na podobnej zasadzie możesz zajmować się mailami. Jeśli chcesz (i Twoja praca na to pozwala) możesz ustalić, że będziesz na nie odpowiadać zbiorczo, np. dwa razy w ciągu dnia. Nie zajmuj się nimi jednak jako pierwszym zadaniem w pracy, ponieważ możliwe, że wtedy rozbije ono Twój plan dnia – istnieje ryzyko, że nad mailami spędzisz więcej czasu niż to konieczne.  Gdy natomiast zaplanujesz je pomiędzy innymi zadaniami, łatwiej będzie Ci przestrzegać wyznaczonych ram czasu.

Faktury opłacaj zbiorczo

Jeśli otrzymujesz fakturę, a termin płatności nie mija dziś, odłóż ją na bok. Opłać ją za kilka dni, wraz z innymi fakturami, rachunkami, składkami ZUS czy podatkami, które masz do opłacenia w danym terminie. Wtedy wystarczy jedno logowanie do banku, by wykonać kilka płatności na raz. Równie szybko, bo zbiorczo, „odhaczysz” te płatności np. w programie do księgowania.

Porządkuj dokumenty co kilka dni

Jeśli masz do czynienia z dużą liczbą dokumentów papierowych, nie odkładaj każdego pojedynczego do segregatora od razu, gdy tylko się pojawi. Tu również efektywniejsze będzie robienie tego raz na kilka dni lub – jeśli dokumentów masz dużo – raz dziennie. Włożenie do segregatora 10 dokumentów na raz zajmie mniej czasu niż wkładanie każdego z nich w innym czasie. W dodatku, aby schować pojedynczy dokument, musiałbyś oderwać się od innych czynności, niepotrzebnie się rozpraszając. Porządkując dokumenty łącznie, unikniesz tego.

Kupuj przez internet

Jeśli zakupy firmowe robisz przez internet, nie tracisz czasu na wyjście do sklepu i nie musisz czekać aż pracownik działu obsługi klienta wystawi fakturę. Ale zakupy możesz sobie usprawnić jeszcze bardziej. Zamiast kupować w jednym sklepie toner do drukarki, a w drugim materiały biurowe, poszukaj takiego, w którym od razu kupisz wszystko. Poza oszczędnością czasu, bonusem będzie w tym przypadku także pojedynczy (a przez to zazwyczaj niższy) koszt przesyłki.

Prace uzupełniające, ale potrzebne

Zapewne w ciągu dnia masz wiele ważnych zadań, na których usiłujesz się skupić. A co z tymi, które nie są priorytetowe, nie wymagają wielkiego wysiłku, ale jednak są konieczne? Zaliczyć możemy do nich chociażby porządkowanie maili czy archiwizowanie plików. Takie oraz inne zadania, których nie uważasz za priorytetowe, możesz połączyć w jedną grupę i wykonać je za jednym podejściem, np. pod koniec dnia.