Wirtualne biuro czy to jest legalne?

Jesteś freelancerem? Pracujesz zdalnie? Zdecydowanie lepszym pomysłem niż wynajem tradycyjnego biura będzie… biuro wirtualne. W artykule wyjaśnimy, czym jest wirtualne biuro. Podpowiemy również, czy taka usługa jest legalna i jak postrzegają ją urzędnicy skarbowi.

W dobie rozwoju internetu i cyfrowych technologii coraz więcej przedsiębiorców świadczy usługi „na odległość”, bez konieczności przebywania w tradycyjnym biurze. Dla takich osób wynajem powierzchni biurowej jest zupełnie zbędnym wydatkiem. Jeśli nie potrzebujesz tradycyjnego biura, jednak nie chcesz rejestrować firmy we własnym mieszkaniu, wybierz… wirtualne biuro.

Czym jest wirtualne biuro?

Wynajmując wirtualne biuro, otrzymasz adres, pod którym zarejestrujesz firmę. Będziesz mógł także korzystać z dodatkowych udogodnień, charakterystycznych dla tradycyjnego biura:

• obsługi recepcyjnej,
• obsługi dedykowanej linii telefonicznej,
• obsługi i skanowania korespondencji,
• wynajmu sal konferencyjnych wraz ze sprzętem,
• wynajmu biurka do pracy,
• wsparcia asystenckiego.

Wynajmując wirtualne biuro, zyskasz adres w prestiżowej lokalizacji, możliwość organizacji spotkania z klientem w bogato wyposażonej sali i stacjonarny numer telefonu, który uwiarygodni Twoją firmę. Unikniesz także upubliczniania własnego adresu oraz problemów z terminowym odbiorem ważnej korespondencji.

Wirtualne biuro a prawo

Choć wirtualne biura cieszą się rosnącym zainteresowaniem przedsiębiorców, pozostają usługą stosunkowo nową, a co za tym idzie… nie do końca znaną urzędnikom. Czy wynajem wirtualnego biura jest w pełni legalny?

Wirtualne biuro – czy jest legalne?

Wirtualne biura są i zawsze były w pełni legalne. Kilka lat temu, zdarzały się jednak przypadki, że urzędy kwestionowały możliwość zarejestrowania firmy w wirtualnym biurze, odmawiając nadania numeru NIP. Jako przyczynę odmowy urzędnicy wskazywali brak numeru konkretnego lokalu i brak możliwości wykonywania pod wskazanym adresem funkcji zarządczych (w przypadku spółki). Takie stanowiska wynikały przede wszystkim z braku znajomości specyfiki wirtualnych biur oraz błędnej interpretacji przepisów.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego — zielone światło dla wirtualnych biur

W 2014 roku w głośnej sprawie II FSK 3549/13 Naczelny Sąd Administracyjny wykazał otwarte poparcie dla działalności wirtualnych biur. Stwierdził bowiem że żaden przepis prawa nie przyznaje organom podatkowym, w ramach postępowania o nadanie NIP, kompetencji do kontroli zdatności lokalu (nieruchomości) podanego jako siedziba podatnika do wykonywania w nim funkcji zarządczych czy prowadzenia w nim działalności gospodarczej. Dodał również, że w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).

Taki wyrok okazał się wyjątkowo dyscyplinujący dla urzędów skarbowych.

Wirtualne biuro a rejestracja do VAT

Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali firmę w wirtualnym biurze, miewali kłopoty nie tylko z uzyskaniem numeru NIP, ale również z rejestracją do podatku VAT. Zwłaszcza od momentu, kiedy prawo nałożyło na urzędników skarbowych obowiązek dokonywania czynności sprawdzających przed dokonaniem wpisu do rejestru.

Zgodnie z art. art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług, naczelnik urzędu skarbowego może odmówić rejestracji firmy do podatku VAT, wyłącznie w sytuacji, jeśli zostanie spełniony co najmniej jeden z poniższych warunków:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podmiot ten nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.

Jeśli firma działa zgodnie z prawem, a przedsiębiorca nie unika kontaktu z urzędnikami, żaden z tych wymogów nie występuje. Urzędnik nie ma więc żadnych przesłanek, aby odmówić rejestracji do VAT-u tylko dlatego, że miejscem rejestracji przedsiębiorstwa jest wirtualne biuro. Taką teorię potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 lipca 2016 r. Zgodnie z jego uzasadnieniem użycie adresu wirtualnego biura podczas wypełniania formularza VAT-R nie może być jedynym powodem negatywnej decyzji podczas rejestracji firmy do podatku VAT.

Legalność wirtualnego biura – inna perspektywa

Rejestracja firmy w wirtualnym biurze jest w pełni legalna. Pod warunkiem jednak, że wynajmujący również działa legalnie i ma pełne prawo do dysponowania lokalem. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, przed podpisaniem umowy, upewnij się:

• czy firma, od której chcesz wynająć wirtualne biuro, ma zarejestrowaną działalność. Idealnie, gdyby wynajem wirtualnych biur był jej głównym przedmiotem;
• czy wynajmujący jest właścicielem lokalu, który chce wynająć. Jeśli nim nie jest, sprawdź, czy ma formalną zgodę właściciela lub administratora budynku na podnajem powierzchni.

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).