Co to jest wirtualne biuro? Jak działa?

Wirtualne biuro to nowoczesna usługa skierowana przede wszystkim do osób pracujących zdalnie, freelancerów i start-upów. Jak działa wirtualne biuro? Jakie korzyści przyniesie jego wynajem? Podpowiadamy.

Jeśli planujesz założenie firmy, możesz zarejestrować ją we własnym mieszkaniu lub w wynajętym biurze. Każde z tych rozwiązań wiąże się jednak z pewnymi niedogodnościami. Zwłaszcza dla osoby, która pracuje w różnych miastach, nie chce udostępniać swojego adresu do publicznej wiadomości czy… chce oszczędzić pieniądze. Alternatywą dla rejestracji firmy w domu lub wynajętym biurze może być wynajem wirtualnego biura.

Wirtualne biuro — jak to działa?

Wynajmując wirtualne biuro, otrzymasz adres rejestrowy, pod krotnym zarejestrujesz firmę. Będziesz mógł także korzystać z szeregu udogodnień, typowych dla tradycyjnej przestrzeni biurowej:

• obsługi recepcyjnej,
• obsługi dedykowanej linii telefonicznej,
• obsługi korespondencji oraz przesyłek kurierskich.

Za dodatkową opłatą wynajmiesz także salę konferencyjną z wyposażeniem, biurko do pracy, skorzystasz obsługi prawnej, księgowej i informatycznej czy pomocy asystenta.

Taka usługa stanowi więc kompleksowe wsparcie w prowadzeniu firmy i znacząco ułatwia codzienność przedsiębiorcy. Zwłaszcza tego, który nie dysponujesz sztabem pracowników i ogromnym biurem.

Dla kogo wirtualne biuro?

Wirtualne biura najczęściej wynajmują przedsiębiorcy, którzy z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności nie muszą wynajmować powierzchni biurowej i magazynowej, jednak nie chcą rejestrować firmy we własnym domu. Taka usługa cieszy się największym powodzeniem zwłaszcza wśród:

• osób pracujących zdalnie, w różnych miastach, a nawet krajach,
• osób wykonujących obowiązki w biurze klienta,
• przedstawicieli wolnych zawodów — tłumaczy, grafików, copywriterów, scenarzystów, operatorów DTP,
• start- upów,
• początkujących kancelarii prawnych i biur księgowych.
• zagranicznych spółek, które chcą rozpocząć działalność w Polsce,
• przedsiębiorców, którzy chcą otworzyć oddział firmy w Warszawie (lub innym dużym mieście).

Wynajem wirtualnego biura — najważniejsze korzyści

Wynajmując wirtualne biuro:

• zarejestrujesz firmę w prestiżowej lokalizacji. Wiele firm wynajmujących wirtualne biura oferuje swoim klientom adresy rejestrowe w centrach miast, w prestiżowych dzielnicach i biurowcach klasy A. Taki adres już na wstępie doda Twoje firmie prestiżu i wzbudzi podziw w oczach potencjalnych klientów. W końcu tylko nieliczni przedsiębiorcy mogą pozwolić sobie na rejestrację firmy w tak atrakcyjnym miejscu;
• nie będziesz musiał upubliczniać adresu swojego mieszkania. Jeśli zarejestrujesz firmę w swoim domu Twój adres znajdziesz się w bazie CEIDG, na Twojej stronie internetowej, ulotkach, w materiałach promocyjnych i dokumentach. Dla osób, które cenią sobie prywatność, może być to ogromną niedogodnością;
• otrzymasz kompleksowe wsparcie w prowadzeniu firmy. Wynajmując wirtualne biuro, będziesz mógł korzystać z dodatkowych usług, które usprawnią Twoje codzienne działania. Jeśli na co dzień działasz w pojedynkę, wsparcie asystenta i recepcjonistki okażą się na wagę złota;
• nie przeoczysz ważnej korespondencji. Nawet jeśli nie będzie Cię w firmie podczas wizyty listonosza. Problemy z odbiorem firmowej korespondencji to ogromna bolączka osób, które zarejestrowały firmę w mieszkaniu, ale pracują zdalnie. Jeśli nie odbierzesz folderu reklamowego, podziękowań za udział w aukcji charytatywnej albo — nie nastręczysz sobie kłopotó Gorzej, jeśli przeoczysz ważną korespondencję z urzędu skarbowego, ZUS-u czy sądu. Takie niedopatrzenie może skutkować wyjątkowo nieprzyjemnymi konsekwencjami,
• pozyskasz klientów z innych miast, niewielkim nakładem finansowym. Prowadzisz firmę w Kaliszu, Krakowie, Kutnie? Jeśli wynajmiesz wirtualne biuro w Warszawie i otworzysz tam oddział, zwiększysz szansę na pozyskanie stołecznych klientó Nie od dziś wiadomo przecież, że szukając produktów i usług, w pierwszej kolejności kierujemy swe kroki na lokalny rynek;
• oszczędzisz pieniądze. Koszt wynajmu wirtualnego biura bywa dla przedsiębiorców miłym zaskoczeniem.

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Wynajem wirtualnego biura może być tańszy, niż myślisz! Koszt pakietu zawierającego adres rejestrowy i podstawowe usługi często oscyluje w granicach 150 – 200 zł netto.

Kwotę tę możesz oczywiście wrzucić w koszty, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania.

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).